RUTINER TILLAGT MØTESEKRETÆR

Forarbeid til møte

Møtesekreræren sende ut oversikt på e-post til alle ledere/saksbehandlere om når frist for klargjøring av sakene  skal være ferdigstilt, klar for utsending.

Tidsfrister for utsendelse av sakspapirer følges utvalgenes egne reglement.

Før utvalget møtes skal møtesekretær ha utført følgende:

Møteplan

Møtesekretær skal legge inn og oppdatere møteplanen for utvalgene i kommunen.

Dette gjøres normalt – 2- ganger i året, eller på oppfordring fra ordføreren.

Saksliste

Møtesekretæren utarbeider sakslisten. Saker unntatt offentligheten samles sist på sakslisten.

Sakspapirer/møteinnkalling

Etter at sakslisten er ferdig skal sakspapirer/møteinnkalling produseres og sendes ut til utvalgets medlemmer senest 7 dager før møtet (formannskapet) eller 10 dager før møtet (kommunestyret). Møteinnkalling med sakspapirer sendes på e-post (det fins egne lister over de som kun vi ha dokumenter på e-post), og på papir til de som har bedt om å få det (det fins adresseregister over de vil ha dokumenter på papir).

Delegerte saker

Med sakspapirer/møteinnkalling skal det sendes liste over delegerte vedtak der dette er nødvendig. Disse legges inn som referat under referatsaker.

Ettersending av saker

Saker som ikke er ferdigstilt av saksbehandler når dokumentene sendes ut må ettersendes. Saken føres opp på sakslista.

Tilleggssaker

Med tilleggssaker menes saker som i etterkant av møteinnkalling er satt opp til behandling i utvalget.

Disse blir lagt til på sakslisten etter at de er tatt opp til behandling i møtet.

Arbeid under møtet

Kommunestyremøtet blir sendt på direkte TV- må koples til før møtestart (bruksanvisning nederst).

Under møtet skal møtesekretær begynne arbeidet med protokollen. Frammøte, behandling, vedtak og lignende føres inn i møteprotokoll, som enten er skrevet ut på papir eller sendt på e-post.

Etterarbeid etter møte

Etter utvalgsmøtet må møtesekretæren utføre følgende:

Dersom saken skal behandles i flere utvalg sjekkes de neste behandlingene.

Melding om vedtak

I saker som er ferdig behandlet underrettes saksbehandler for utsending av partsbrev/melding om vedtak.

Sluttføring av protokoll

Påbegynt protokoll sluttføres og låses i Elements.

Underskrifter på protokoll

Den ferdige protokoll underskrives av utvalgets leder, protokollen sendes ut og arkiveres i sentralarkivet.