1.      Definisjon

Med personalsaker menes dokumentasjon som angår virksomhetens sitt forhold til de ansatte.

Personalarkiv er dokument som inneholder saker som angår den enkelte ansatte.

Personalmapper er mapper i personalarkivet på den enkelte ansatte.

Saksarkiv er dokument som er ordna etter virksomhetens sin emnebaserte arkivnøkkel K-kode.

2.      Ansvar

Ledere, saksbehandlere og arkivet.

I journalen skal en registrere alle inngående og utgående dokument som regnes som saksdokument for organet dersom de er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon jf. arkivforskrift § 2-6. Alle dokument, også vedlegg produsert av leder/saksbehandler skal lagres elektronisk.

3.      Organisering av personaldokumentasjon

Saksarkiv – personalarkiv

Personaldokumentasjon finnes både i saksarkivet og i personalarkivet.

Hovedregel: Saker av generell art, eller som angår grupper av ansatte blir oppbevart i saksarkivet. Saker som gjelder den enkelte ansatte blir oppbevart i personalarkivet. Bare unntaksvis kan samme dokumentasjon oppbevares i begge arkiva (dobbelarkivering)

Personalarkiv - personalmapper
Personalarkivet består av dokumentasjon av ulik betydning for den enkelte og virksomheten. All dokumentasjon av betydning for den enkelte sitt arbeidsforhold skal oppbevares i personalmappene. Dokument med tidsavgrensa informasjon (personalinformasjon) kan oppbevares i egne permer i personalarkivet, eller hos virksomhetens som har ansvaret for saksområdet. Dette gjelder særlig informasjon som angår utbetaling av lønn og godtgjørelse.

Mappene blir teksta med navn på mappe + navn på den ansatte - ordningsverdi er personnr.

4.      Tilgang til personalarkivet

Tilgang til personalarkivet for kommuneansatte er strengt regulert.

Papirarkivet til personal- og lønnsavdeling er i det nye arkivlokalet.  Ansatte i lønn-/personal, samt arkivtjenesten har tilgang til dette.

I det elektroniske arkivet for personalmapper har ansatte i lønn/personal, samt arkivtjenesten tilgang. Lønn har egen kode (L) de får kun sett på saker med denne koden. Utover dette er personalmappene kun tilgjengelig for ansatte som er avhengige av tilgang for å kunne utføre sine arbeidsoppgaver.

5.      Ordning av personalsaker

5.1.  Ansettelsessaker

Utlysning av ledige stillinger skjer i Webcruiter, sytemet ble tatt i bruk i 2020. 

Ansettelsessaker blir arkivert i saksarkivet. Dokumenta blir arkivert etter arkivnøkkel kode 41 i K-kodene. Ansettelsessaker inneholder følgende dokument:

Hver ansettelsessak har sin mappe i Elements.  Om en person søker på flere stillinger, blir søknaden registrert som et eget dokument i ulike ansettelsessaker.

Søknader på en stilling blir unntatt offentlighet til søknadsfristen er gått ut. Opplysninger om en søker kan likevel unntas fra offentlighet dersom søkerne selv ber om dette. (jfr. Offentlighetslova § 25.2)

5.2.  Personalmapper

All kommunikasjon med den ansatte blir gjort digitalt (med unntak).

Når en person takker ja til tilbud om stilling, blir ansettelsesbrev/underskrevet avtale lagt i personalmappen. Personalmappa blir lenka til ansettelsessak. Dokumentene blir ordna i mapper på hver enkelt ansatt. Mappene blir ordna elektronisk etter fødselsdato. Personalmappene skal dokumentere den ansatte sitt arbeidsforhold og skal inneholde dokumentasjon jfr. punkt 5.4

5.3.  Dokument av tidsavgrensa interesse

Personalinformasjon som gjelder den enkelte, men som har tidsavgrensa interesse og som ikke er nødvendig for å dokumentere den enkeltes arbeidsforhold, skal oppbevares utenfor personalmappa.

• Permisjoner uten ansiennitetstap
• Ferier
• Fleksiliste
• Tjenestereiser
• Egenmeldinger og sykemeldinger
• Skattekort
• Underbilag til lønn, timelister, overtid
• Lønnstrekk til fagforening
• Bilgodtgjørelse, telefongodtgjørelse
• Melding om velferdspermisjon

Denne type dokumentasjon kan kasseres etter 10 år ifølge regnskapsforskriften og kommuneforvaltninga sine kassasjonsbestemmelser.

5.4.  Dokumenttyper i personalsaker

For oversikt over dokumenttyper i kommunens arbeid se bevarings- og kassasjonsplan

Personalmapper skal bevares for alltid. Overføres til depot (IKAF) 10 år etter siste kontakt.

6.      Innsyn/utlån

Ansatte kan kreve å få innsyn i deler av egen personalmappe (interne dokumenter er unntatt), men de kan ikke kreve å få den utlevert. Det samme gjelder part som representerer den ansatte og har fullmakt fra denne. (Jfr. Personopplysningloven § 18 og Forvaltningsloven § 18)

Alle har rett til å vite hva slags type opplysninger som er tatt inn i personregistre, jfr.  Personopplysningsloven § 18-3

Alle henvendelser om tilgang til eller innsyn i personalmapper skal rettes til personalavdelingen

Politikere har rett til å gjøre seg kjent med dokumenter knyttet til en konkret sak som er til behandling, men de kan ikke kreve å få utlevert hele personalmapper.

Hjemmelshenvisning ved unntatt offentlighet:

I tilfelle krav om innsyn fra offentlighet henviser man til korrekt paragraf i offentlighetsloven med tilhørende bestemmelse

§ 14. Dokument utarbeidde for eiga saksførebuing (organinterne dokument)

§ 13. Opplysningar som er underlagde teieplikt

§ 23. Unntak av omsyn til det offentlege sin forhandlingsposisjon m.m.

§ 25. Unntak for tilsetjingssaker, lønnsoppgåver m.m.

7.      Bortsetting

Bortsetting skal foregå i ordna stand etter retningslinjer for arkivavgrensing og kassasjon. Ved bortsetting skal sikkerhet og personvern ivaretas etter gjeldende bestemmelser. Kun beordra personell skal ha tilgang. 

8.      Overføring av opplysninger

Personalmappene er knytta til Deanu gielda - Tana kommune som juridisk enhet og skal overføres til en ny enhet når en arbeidstaker skifter stilling/arbeidssted. Når det gjelder arbeidstakere som har flere stillinger blir personalmappa lagt til den enheten hvor arbeidstakeren har størst stillingsprosent. Ved virksomhetsoverdragelse skal kommunen beholde personalmappa, og en eventuell overføring av opplysninger i personalmappa må skje i henhold til personopplysningslova. Slik overføring krever skriftlig samtykke fra den eller de ansatte som er omfatta av virksomhetsoverdragelsen.

Virksomhetsoverdragelse betyr at hele virksomheter eller deler av den blir flytta til annen arbeidsgiver og reguleres av arbeidsmiljølova § 16-1.