Pasientregistre, klientregistre, elevarkiver, elektroniske fagsystemer og andre personregistre er en del av kommunens arkiv, og retningslinjene og rutinene som er fastsatt i denne arkivplanen gjelder også for disse.

Arkivmedarbeidere skal i sin egenskap av sin funksjon kunne behandle slike personregistre.

Arkivmedarbeidere i kommunen som håndterer sensitive personopplysninger må derfor ha oversikt over de viktigste bestemmelsene i Personopplysningsloven.

Følgende opplysninger er definert som sensitive i henhold til Personopplysningslovens §2, 8. ledd; en persons rasemessig eller etnisk bakgrunn, politisk, filosofisk eller religiøs oppfatning, at en person har vært mistenkt, siktet, tiltalt eller dømt for en straffbar handling, omkring helseforhold, seksuelle forhold, eller medlemskap i fagforeninger.

Fullmakt personregistermateriale hos IKAF

Deanu gielda/Tana kommune ved arkivleder har gitt fullmakt for hvem i kommunen som har fullmakt til å hente ut mapper fra arkivet som inneholder opplysninger av særlige kategorier fra depot hos Interkommunalt arkiv i Finnmark IKS. 

Nåværende fullmakt ble revidert den       og er gyldig til og med 

Malen for fullmakt ligger i arkivplanen, men selve fullmakten er sendt til IKAF og arkivert i Elements i sak 

Fullmakten inneholder navn på ansatt, etat/kontor, telefonnummer og organisasjonsnummer i kommunen som dokumentene som bestiller etterspør skal sendes til. 

Det er arkivleder som skal melde inn til IKAF hvem som har fullmakt til å bestille personregistermateriale hos IKAF