Når et innkommet dokument er skannet inn og kvalitetskontrollert, kan papirversjonen normalt kasseres dersom det ikke finnes lovbestemte formkrav, for eksempel krav om håndskrevet signatur, eller andre juridiske hensyn som krever at papirversjonen bevares.
Legg inn Forskrift om tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiv (riksarkivarens forskrift) § 36 - destruksjon av papirversjonen etter skanning i den løpende arkivdanningen, og § 8-7 om Forbud mot destruksjon av særskilte dokumenter
Kommunen har fullelektroniske arkivdeler. Ferdig journalført post legges i arkivskapet inne på arkivet med omslag der datoen fremkommer. Disse makuleres etter at det har gått 6 måneder.
Det er lagt opp til følgende organisering i skapet:
- En mappe per dag i et papiromslag (dagspakke)
Sjekkliste for makulering
| HVA KONTROLLERES
|
SJEKK MOT
|
LØSNING
|
| Dokumenter uten mottaksstempel
|
Søk i Elements sjekk at dokumentet er registrert
|
|
| Dokumenter uten påført saksnr
|
Søk i Elements, sjekk at dokumentet er registrert
|
|
| Dato på mottaksstempel
|
Mappen som skal makuleres, er det riktig måned?
|
|
| Bevaringsvurdering
|
Oversikt over hvilke dokumenttyper som oppbevares i papirform
|
|
| «Tilhørighet»
|
Hører dokumentet til en virksomhet utenom rådhusmiljøet?
|
Videresendes rett virksomhet
|
| Hører dokumentet til en papirbasert arkivdel?
|
Arkiveres i papirarkiv
|
| Fjerne binders
|
|
|
Intervall - daglig kontroll
Daglig kontrolloppgave å makulere dagspakkene som har passert 6 måneder, dette er fordelt som en kontrolloppgave i dagsplanen.
Oversikt over når man makulerer hvilken måned:
| Måned registrert
|
Måned – kan makuleres
|
| Januar
|
Juli
|
| Februar
|
August
|
| Mars
|
September
|
| April
|
Oktober
|
| Mai
|
November
|
| Juni
|
Desember
|
| Juli
|
Januar
|
| August
|
Februar
|
| September
|
Mars
|
| Oktober
|
April
|
| November
|
Mai
|
| Desember
|
Juni
|
