| Oppgave
|
Når
|
Ansvarlig
|
Prosedyre
|
| Poståpning / e-post
|
Daglig
|
Arkivet
|
All post åpnes og gjennomgåes. Post til journalføring er i posthylla til arkivet (nøkkel er på arkivet) eller det blir levert direkte til arkivet. Arkivbegrensning utføres.
|
| Skanning
|
Daglig
|
Arkivet
|
Den som har det daglige ansvaret skanner (Følgende rekkefølge: Laila*) - Marit - Aslaug). *)Laila jobber pr 1. jan 2021 - hver 2. partallsuke på arkivet mandager torsdager og fredagdager. Hver 2. Oddetallsuke på tirsdager og torsdager Hver medarbeider på arkivet kvalitetssikrer egen innskanning og legger inn sak i Elements. Dagansvarlig kvalitetssikrer dagen etter at alt er innskannet og det sjekkes mot sak i Elements
|
| Registrering og skanning av all inngående papirpost, e-post, sms og import av K-skjema.
|
Daglig
|
Arkivet/saksbehandler/leder
|
Registrering i Elements:
- Velg allerede opprettet sak/ ny sak
- Fordele til saksbehandler eller avdeling
- Finn arkivkode
- Følg skriveregler
- Legg til evt. tilgangskode. Tilgangsgruppe opprettes ved henvendelse til arkivet.
- Vurder skjerming
- Kontroller at dokumentene tilhører saken
- Vedlegg skannes for seg med tilhørende tekst
Saksbehandler sjekker at registreringen av inngående post er riktig. Viktig: Sørg for at det er påført tilgangskode/vurder også skjerming.
|
| Fordeling i Elements
|
Fortløpende
|
Arkivet Leder, ev stedfortreder
|
Arkivet så langt de kan. Leder, evt. stedfortreder fordeler post til saksbehandler der det ikke er tildelt direkte fra arkivet, eller om det er feil person. Ved lengre fravær må arkivet informeres i e-post.
|
| E-post sendt direkte til saksbehandler
|
Fortløpende
|
Saksbehandler/leder eller det videresendes arkivet for innregistrering
|
Saksdokumenter registreres i Elements på riktig sak Avsender skal aldri være e-post-adresse, men navn på firma eller privatperson.
|
| Utgående e-post fra saksbehandler
|
Fortløpende
|
Saksbehandler - Leder - Arkivet
|
Saksdokumenter registreres i Elements på riktig sak. Dersom saksbehandler videresender til arkivet så skal følgende opplyses:
- Saks nr. dersom dette finnes
- Det må opprettes ny sak
- Om det skal være N -notat
Mottaker skal være navn på firma eller privatperson, aldri e-post-adresse. Viktig: Personsensitive oppl. skal ikke sendes med e-post, og det anbefales ikke at slik e-post sendes inn til kommunen, gjør derfor evt. avsender oppmerksom på dette.
|
| Ferdigstilling av dokumenter / journalposter Fra status R til F
|
Fortløpende
|
Saksbehandler/leder
|
Gjøres fortløpende av saksbehandler og leder Sørg alltid for at du setter status fra R(reservert) til F (ferdig). Dette for å ha kontroll om at dok er ferdig og kvalitetsikret av saksbehandler. Disse vil da bli journalført. Vises på postlista.
|
| Avskriving av mottatte dokumenter
|
Fortløpende
|
Saksbehandler/leder
|
Dokumentet avskrives direkte (legg gjerne til merknad slik at du huskr i ettertid hva som ble gjort) eller med utgående brev i Elements.
|
| Ekspedering av dokumenter
|
Fortløpende
|
Saksbehandler/leder
|
Journalposten må ferdigstilles før det ekspederes til mottaker. Bruk SvarUt. Hensikt: Egenproduserte dokumenter som ligger lagret i Elements er dokumentasjon/bevis på hva som er sendt ut fra kommunen. Når dok journalføres så kommer de ut på postlista.
|
| Kvalitetskontroll av journalposter med status (F,N,X,S,U,I)
|
Daglig
|
Arkivet
|
Sjekker journalopplysninger og tilgang, og endrer status til J
- Korrektur
- Skriveregler
- Tilgangskode
- Skjerming (av f.eks navn, personnr.) Teksten skal være markert med røde tall/bokstaver
Alle JP, også vedlegg åpnes av de som kontrollerer/kvalitetssikrer - Alle sider kontrolleres. Vil komme med på offentlig journal
|
| Kvalitetskontroll av journalposter med status (F,N,X,S,U,I)
|
Daglig
|
Saksbehandler/leder
|
Sjekker om saken/JP har
- Tilgangskode
- Skjerming (av f.eks navn, personnummer) Teksten skal være markert med røde bokstaver/tall.
Vil komme med på offentlig journal
|
| Lese korrektur offentlig journal/ sjekke skjerming
|
Daglig
|
Arkivet
|
Det foretas kontroll av nødvendige opplysninger som;
- skriveregler
- korrektur
- tilgangskode
- skjerming
Dokumentene åpnes i Elements for kontroll dette gjelder også vedlegg.
|
| Publisere offentlig journal
|
Daglig
|
Arkivet
|
Publiseres automatisk 5 dager etter at journalposten har fått status (J) journalført
|
| Restanseoppfølging
|
Fortløpende
|
Leder
|
Følger opp forfallsfrister og restanser i avdelingen. Mottatte dokumenter som er besvart, må avskrives. Desto mer ajourført dette er, jo mer reell oversikt vil Deanu gielda/Tana kommune få over saksbehandlingen. Lederansvar er å sikre at saksbehandlere selv avskriver de inngående dokumentene de er tildelt ansvar for.
|
| Restanseoppfølging
|
Kvartalsvis
|
Arkivet
|
Hensikt: Sikre at avskriving av mottatte dokumenter blir gjennomført. Gir leder/saksbehandlerne melding om restanser. Restanselistene utleveres på papir.
|
| Restanseoppfølging
|
Fortløpende
|
Saksbehandler
|
Avskriver fortløpende mottatte brev som de besvarer.
|
| Avslutte saker (på saksnivå)
|
|
Saksbehandler
|
Status settes til (F). Saken kan avsluttes. Melding sendes automatisk til arkivet som avslutter saken.
|
| Saker ferdigbehandlet
|
|
Arkivet
|
Mottar melding om ferdigbehandlet saker (status F). Status endres til (J) Saken avsluttes.
|
| Politiske saker
|
Fortløpende etter møterunden
|
Saksbehandler og/eller politisk sekretariat
|
Politisk sekretariat legger inn vedtak/protokoll, saksbehandler har ansvar for å følge opp vedtak (får melding på e-post når saken er klar)
|
| Opplæring nyansatte
|
Fortløpende
|
Superbrukere
|
1-1 opplæring
|
| Repetisjonskurs
|
Månedlig i oppstarts-fasen
|
Superbrukere/arkivleder
|
Vurderes avholdt etter behov.
|
| Kontakt med leverandør av Elements - Sikri
|
Etter behov
|
IT - Systemansvarlig (arkivleder)- Politisk sekretariat
|
Superbrukere:
IT/arkivleder//Politisk sekretariat
|
| Feil med SvarUt
|
Etter behov
|
Arkivet/IT
|
Åpne lenken i meldingen fra KS (SvarUt), sjekk sendingen det er feil med. Vanlige feil er bruk av ikke tillatte tegn. Gi evt. beskjed til saksbehandler.
|
