Rutinens formål: Deanu gielda/Tana kommunes arkivplan skal brukes som et arbeidsredskap av alle ansatte. Målet er at alle som håndterer dokumenter skal kunne finne informasjon om hvilke retningslinjer som må følges, og hvilke løsninger kommunen har på arkivområdet.

Ansvar for oppdatering og vedlikehold: Arkivleder har ansvar for å oppdatere Deanu gielda/Tana kommunes arkivplan to ganger i året. En gang i juni og en gang i desember. Arkivleder har også det daglige ansvaret for å følge opp arkivplanens bestemmelser i forhold til alle virksomheter i kommunen.

Eksempler på endringer som skal med i arkivplanen ved oppdatering:

• Ved endringer i post- og arkivrutiner
• Når nye fagsystemer tas i bruk og ved oppgraderinger til nye versjoner
• Omorganiseringer
• En kommunal enhet oppretter et nytt arkiv eller en ny arkivdel 
• Det blir tatt i bruk en ny arkivnøkkel 
• Kommunale enheter blir lagt ned eller opprettet
• Det blir opprettet eller lagt ned et styre, råd eller utvalg
• Kommunale oppgaver blir overført til virksomheter utenfor kommunen