Du skal alltid vurdere om det du produserer av dokumentasjon er arkivverdig, dette gjelder også dokumentasjon produsert eller delt i skyløsninger.

Teams

Teams er en samarbeidsplattform der du kan opprette grupper, chatte, ha møter og dele filer i en og samme arbeidsflate.

Inne i teams kan du dele filer inne i gruppene og i chatten. Du kan også opprette filer i gruppene. De som har tilgang til filene kan redigere i dem.

Fil-lagring

Teams bør ikke brukes til fillagring, da filer lagret i en gruppe er koblet til denne gruppen. Det betyr at når du avslutter en gruppe, så vil også filene forsvinne.

Arkivverdig

Ettersom du enkelt kan dele, opprette og redigere i egne og andres filer i Teams er det viktig at du tar en vurdering om disse filene inneholder arkivverdig informasjon. Hvis dette er tilfellet må du laste ned filene og legge de inn i Elements.

Er dere flere som arbeider i samme dokument, er det den som skal stå som saksbehandler inne i Fokus som har ansvar for å registrere dokumentet i Fokus. Dette må de som arbeider på dokumentet bli enige om.

Veileder for overføring til Fokus er laget.

OneNote

OneNote er et noteringsverktøy, der du kan arbeide friere med tekst enn i word. Du kan arbeide med notater alene, eller sammen med andre.

Arkivverdig

Hvis du anser et notat i OneNote som du har utarbeidet eller har arbeidet med andre på som arkivverdig må du eksportere det til Windows Utforsker og legge det inn i Elements.

OneDrive

Dokumenter du oppretter eller deler via OneDrive må også vurderes om de er arkivverdige og eventuelt overføres til Elements.

Obs! Sensitive personopplysninger

Som med e-post og andre elektroniske kanaler skal du ikke dele sensitive personopplysninger inne i Teams, OneNote.

Mer informasjon og veiledning trykk på hjelp-knappen nederst til venstre inne i Teams.

Skanning direkte til e-post

Ikke skann personsensitive personopplysninger direkte til e-post. Samme regel for personsensitive opplysninger i e-post gjelder her.