Når medarbeider slutter
Når oppsigelse mottas, innkalles medarbeideren til møte umiddelbart for gjennomgang av restanser. Saker som ikke kan ferdigstilles innen sluttdato fordeles til annen saksbehandler.
Oppfølgingsmøte for ny restansekontroll i rimelig tid før endelig sluttdato.
Leder må gi melding om sluttdato til personalavdelingen, lønn, IT, adgangskontroll v/vaktmester, arkivet og systemansvarlig for de systemer der medarbeideren har hatt tilgang
- se skjema (denne må fylles ut)
Sjekkliste for leder - når en ansatt slutter
Aktivitet
|
|
Utført (dato/ underskrift)
|
| IT-området Tilgang til alle datasystemer
|
Send melding om opphør av arbeidsforhold til itsupport@tana.kommune.no Her meldes det om avslutning av tilgang til de aktuelle datasystemer, samt avslutning av den ansattes epost-adresse. Dersom den ansatte disponerer kommunal PC skal dette også meldes inn til IT.
|
|
| Mobiltelefon
|
Send melding om opphør av arbeidsforhold, samt opphør av telefonabonnement og/eller telefonnummer til itsupport@tana.kommune.no og til postmottak@tana.kommune.no
|
|
| Arkiv/postmottak Elements/postmottak
|
Send melding om opphør av arbeidsforhold til arkivleder postmottak@tana.kommune.no Dette må gjøres så tidlig som mulig for uttak av restanseliste og for evt. overføring av saker.
|
|
|
|
|
|
PersonalområdetSkriftlig oppsigelse
|
Påse at skriftlig oppsigelse blir sendt til personalavdelingen. Dette må foreligge før svar på oppsigelsen fra personalavdelingen og sluttattest kan skrives.
|
|
Hjemmekontor/aviser mv
|
Avvikle evt avtale om hjemmekontor. Sørge for at evt abonnement på aviser, tidsskrifter o.l. er sagt opp.
|
|
ØkonomiområdetLønn
|
Send melding om opphør av arbeidsforhold til lønningskontor.
|
|
| Fullmakter
|
Avvikle evt fullmakter knyttet til økonomi
- opphør av rettigheter vedr bank
- sletting av tilganger, økonomi systemer, opphør av kontering/ attestasjon/ anvisning
|
|
Annet
|
Ta i mot nøkler evt. nøkkelbrikker. Send melding til bygg- og anleggsavdelingen for sperring av nøkkelkort.
|
|
|
|
|
|
|
|
Ta i mot kommunalt utlånt utstyr som mobiltelefon, bærbar PC m.m.
|
|
Sjekkliste for den ansatte som slutter
| Aktivitet:
|
Utført: (dato og underskrift)
|
| Levert inn nøkler evt. nøkkelbrikke
|
|
| Sak & Arkiv:
- Dokumenter under arbeid (midlertidige) er sjekket/ ryddet/fordelt
- Ubesvarte (restanser) besvart/fordelt til andre
- Alle arkivverdige dokumenter er levert sentralarkivet
|
|
| E-post:
- Sjekket mht e-poster som krever besvarelse/oppfølging. Disse må avsluttes evt overføres til andre.
|
|
| Arbeidssted:
- Ryddet arbeidssted (kontorpult, skap, skuffer o.l.)
|
|
| Levert inn utlånt kommunalt utstyr (mobiltelefon, pc, annet) Skriv her:…………………………………………………………………………………….
|
|
Det utarbeides en arbeidsattest/-bekreftelse dersom den ansatte er i en alder for å søke nye stillinger. Fordelen med å produsere denne attesten på dette tidspunkt, er at leder er godt inne i den ansattes oppgaver og kjenner den ansatte godt. På denne måten slipper man utfordringen når tidligere ansatte i ettertid ber om arbeidsattester/-bekreftelse.
