| Dette notatet er en enkel generell veileder for saksbehandlere i utredning av saker til politisk behandling og saker til administrativ behandling (delegert sak) Generelt. I offentlig forvaltning er det formelle regler som regulerer saksbehandlingen i politiske organer og saksbehandling i saker til administrativ behandling. Regler for saksbehandling er gitt i: Forvaltningsloven Hovedformålet med forvaltningsloven er å styrke rettsikkerheten og verne borgerne mot uheldige og uriktige avgjørelser. Forvaltningsloven gir regler om saksbehandlingen som skal sikre at sakene blir grundig og objektivt utredet, og at partene får gjøre sine synspunkter gjeldende. Reglene omhandler bl.a. veiledningsplikt, taushetsplikt, utrednings- og informasjonsplikt og klage. Kommuneloven Kommuneloven har også regler for saksbehandling, bla. regler om inhabilitet som angår både personer som utreder saker og personer som skal fatte vedtak. Særlover Enkelte særlover gir egne regler for saksbehandling. Dette gjelder som eksempel plan-og bygningsloven, opplæringslova, sosialtjenesteloven. Offentlighetsloven Loven omhandler de rettigheter offentligheten har til å gjøre seg kjent med forvaltningens saksdokumenter. Personopplysningsloven Formålet med loven er å beskytte den enkelte mot at personvernet blir krenket gjennom behandling av personopplysninger. Behandling av personvern Personvernerklæringen følger bestemmelsene i personopplysningsloven fra juli 2018, (EUs forordning for personvern – GDPR). Se mer om GDPR på datatilsynets nettsider, https://www.datatilsynet.no/ Datatilsynets rolle, kommunens ansvar for meldeplikt/konsesjon, internkontroll m.v. Ulovfestede prinsipper Eksempler : Likebehandling, forsvarlig saksbehandling, god forvaltningsskikk, rettspraksis, kontradiksjon. Annet Retningslinjer og lignende.
Kommunedirektøren har ansvar for at saker er forsvarlig utredet , jfr. kommuneloven § 23 nr.2 :
”Administrasjonssjefen skal påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet, og at vedtak blir iverksatt”. Fullført saksbehandling. Fullført saksbehandling betyr at saker som skal behandles av flere politiske organer skal ha samme saksframstilling og innstilling fra kommunedirektøren. Kommunedirektøren overprøver ikke politiske vedtak. Dette innebærer at kommunedirektøren ikke overprøver eller gir nye saksopplysninger i for eksempel en innstilling fra utvalg som skal videre til kommunestyret selv om kommunedirektøren er uenig i innstillingen som er gjort. Kommunedirektøren skal opplyse beslutningsorganet om eventuelle ulovlige vedtak. Generelt. Sjekk habilitet, jfr. forvaltningslovens og kommunelovens regler om inhabilitet. Forvaltningsloven bestemmer at kommunen skal forberede og avgjøre saken uten ugrunnet opphold. Hvis det vil ta uforholdsmessig lang tid skal det gis et foreløpig svar. I saker som gjelder enkeltvedtak skal det gis et foreløpig svar hvis henvendelsen ikke kan besvares i løpet av en måned etter at den er mottatt. Det er saksbehandlers ansvar å gradere saken og påføre graderingskode. Tenk meroffentlighet. Jfr. bruk av eInnsyn. Alle brev kommer på postlisten 7 dager etter registrering. Derfor er det viktig at saker unntatt offentlighet blir gradert. Saksbehandler har ansvar for å avklare hvilke organer som skal behandle saken, jfr. delegasjonsreglementet og melde opp sakene til de aktuelle utvalgene i Elements. Sikre at uttalelser/vurderinger som gis/mottas har leders forankring. Saker av større dimensjoner, prinsippsaker og lignende bør tidlig i utredningen diskuteres med rådmannen/ virksomhetsleder. Leders ansvar er å sørge for avklaring i forhold til kommunedirektøren. Sentrale dokumenter som saksbehandlerne må ha kjennskap til er:
- Arkivplan (er under arbeid)
- Økonomiplan
- Årsbudsjett
- Kommuneplan
- Overordnede strategi- og handlingsplaner
- Delegeringsreglementet
- Økonomireglementet
- Nasjonale retningslinjer
- Statlige tilskuddsordninger
Saksbehandler må sette seg inn i beslutningstakers sted og ha fokus på hva som er nødvendig av saksopplysninger og vurderinger for å skape et forsvarlig beslutningsgrunnlag. Beslutningstakeren skal kunne ta standpunkt til saken på grunnlag av den framstilling saksbehandleren har gitt. Objektiv bruk av opplysninger med fordeler og ulemper. Konsekvenser av mangelfulle saksutredninger – saker utsettes/tilbakesendes rådmannen for avklaring og videre utredning eller at det fattes uriktige vedtak. Saksbehandlingssystemet Elements skal brukes Politisk behandling Saker fra ett utvalg overføres på samme sak til neste styre/råd/utvalgsbehandling Referatsaker Referatsaker blir skrevet som referatsak (RS) med saksnummer til det aktuelle utvalget. Derfor må alle dokumenter som skal refereres i utvalg være ført til "kølista" i Elements, og merkes som KL (klar). Det er saksbehandlers ansvar å registrere hvilke utvalg dokumentet skal refereres i. Tidsfrister Pga at møtesekretær skal lage sakslister og kopiere og distribuere ut til politikerne, må frister som blir satt for ferdigstilling av saksfremlegg overholdes.
Tilleggssaker bør i utgangspunktet unngås, likeså fremlegging av saker direkte i møte.
Dette bør være unntakene. Mal for saksfremlegg i Elements
Overskrift.
Overskriften skal være kort og presis. Overskriften skal være lett søkbar for gjenfinning. Vedlegg.
Vær svært kritisk til hva som er nødvendig av vedlegg.
For mye info kan virke mot sin hensikt.
Vedlegg med lite tekst kan heller tas inn i saksopplysningene. Saksopplysninger. Først kommer hva saken gjelder. For eks. kan korte søknader og lignende siteres i sin helhet. Generelt.
Framstillingen skal være logisk og planmessig oppbygd.
Framstillingen skal være utførlig, men samtidig konsentrert, kortfattet og presis.
Fakta – hvilke opplysninger er vesentlig eller uvesentlig i saken.
Skriv nøyaktig og upartisk, nøkternt og saklig uten bruk av sjargongpreget språk eller unødvendig bruk av fremmedord.
Ikke lange setninger.
Skill mellom referat, sitat og egne merknader. Ved sitat skal kilden oppgis.
Begrunnelse for forslag til vedtak/innstilling skal inngå i saksframlegget. (Vedtaket skal "stå på egne ben" ): vi skal vite hva det gjelder når vi ser kun vedtaket.) Punkter som må sjekkes (ikke uttømmende):
Lovtekst/forskrifter/retningslinjer/rundskriv som gjelder saken og tolking av disse.
Vurdering av saken i forhold til lover, forskrifter, retningslinjer, praksis, etc.
Praksis – tidligere vedtak
Behov for innhenting av uttalelser/interne dokumenter
Uttalelser/opplysninger fra ev. parter , jfr. forvaltningsloven
Alternative løsninger og eventuelle konsekvenser av dette.
Politiske føringer. Vurdering: Sakene utredes på vegne av kommunedirektøren. Bruk derfor ”kommunedirektøren mener” – ”kommunedirektøren konkluderer” –” kommunedirektøren er av den oppfatning” og lignende. Vurdering av alternative løsninger som munner ut i forslag til vedtak/innstilling. Bak vedtaket ligger en vurdering av sakens faktiske og rettslige sider og om det foreligger tidligere vedtak/føringer i lignende sak/saker. Tenk:" Hvilken avgjørelse ville jeg ha truffet dersom jeg hadde vært kommunedirektør og skulle bære ansvaret for avgjørelsen og i ettertid forsvare dette". Forslag til vedtak – brukes når saken avgjøres i første instans for eksempel styrer/råd/utvalg/formannskap. Forslag til innstilling – kun på saker som går til kommunestyret.
Presis formulering.
Ta med vilkår
Begrunnelse må fremgå i saker hvor det kreves.
Ikke ta med opplysninger i vedtaket.
Som hovedregel ikke henvis til vedlegg i vedtaket – noen unntak.
Ikke vis til rådmannens vurdering.
Budsjettdekning i økonomisaker – budsjettbeløp i hele tusen.
Ev. klageadgang tas ikke inn i vedtaket, men kan tas med i saksopplysninger og skal tas med i underretningsbrevet.
I saker med mange punkter i vedtaket der noen punkter får sin avgjørelse i første behandlingsinstans og de gjenstående i kommunestyret skal dette fremgå til slutt i ”Vurderinger” om hvilke organer som har avgjørelsesmyndighet for de enkelte punkter i forslag til vedtak eller innstilling.
Rutiner for etterarbeid ved politisk behandling, saksbehandler”Melding om politisk vedtak”:
Formål
Sikre at saker som har hatt politisk behandling, sluttbehandles på rett måte.
Ansvar
Møtesekretær produserer saksprotokoller og samlet saksframstilling. Dette skjer etter møtet. Rutiner for saksbehandler Saksbehandler har ansvar for å sende melding om vedtak og klargjøre saken videre til endelig arkivering.
Bruk valget fra utvalgsbehandling-menyen.
Melding om klageadgang er vedlagt i malen.
Saksframlegget m/påført vedtak (samlet saksframstilling) vedlegges brevet. Saken påføres status F, dersom den er å anse for ferdigbehandlet. Arkivet avslutter saken. Melding internt - hovedregel ” saksframlegg m/påført vedtak” til etat(-er)/org.enhet som har oppgaver i saken, samt revisjonen. Brev hvis det gis instruksjoner i forbindelse iverksettelse av vedtaket. I arkivfaglige saker er saksbehandler underordnet arkivleder i kommunen og er til enhver tid pålagt å følge gjeldende rutiner
Delegert sak.
Delegert sak gjelder saker som kommunedirektøren er delegert avgjørelsesmyndighet på ifølge delegeringsreglementet. Delegert sak skal benyttes i alle saker hvor det fattes administrative avgjørelser i enkeltsak. Mye av kommunedirektørens fullmakt er videredelegert. Kravet til saksbehandling er den samme i delegert sak som i saker til politisk behandling. Referering/rapportering i henhold til delegeringsreglement. Dokumenter i Elements Alle dokumenter skal ligge i journalført rekkefølge. En arkivsak skal dokumentere hele saksgangen. Dvs. at en sak skal arkiveres med alle vedlegg, f.eks økonomirapport, regnskapsrapport osv. Alle dokumenter i saken skal være journalført i Elements.
|
