SAKSBEGREP
1) En sak tilsvarer den fysiske saksmappa i arkivet.
En arkivsak i Elements er en samling av alle dokumenter som handler om samme forhold.
2) Andre mapper vil inneholde alt som handler om samme bygning, person, elev m.m. dvs. objekt. Disse kalles DOSSIERSAKER (objektmapper). En slik sak vil inneholde flere vedtak om det samme objektet.
Rettigheter til å opprette ny sak: Alle arkivansvarlige på Økonomi- og serviceavdelingen kan opprette ny sak.
Skrivereglene finnes under: K:\Stab\Informasjon og service\Arkiv\skriveregler.
SAKSTITTEL: Hva saken gjelder
Sakstittel skal beskrive saksinnholdet så godt som mulig. Den skal gi mening og skille saken fra andre saker. Det er viktig at en ved journalføring tenker på hvilke opplysninger det kan være aktuelt å søke på senere.
Det skal ikke brukes punktum, komma eller andre tegn i sakstittelen, vi kan bruke tankestrek og mellomrom.
Det skal heller ikke brukes forkortelser.
Hensikten med ovenstående er at de som oppretter sak bruker ”samme språk”, dette vil sikre gjenfinning.
Som regel skrives objektets navn først, deretter hva saken gjelder.
Eksempler: Dispensasjoner
Tanabru skole - Utbedringer
Polmak vannverk - Vannprøver (Analyseresultater) - Disse registreres på bygg- og anlegg
Seidagoulba - Boligtomt
I tillegg til sakstittel på saken skrives arkivkode.
Husk å legge til arkivkode på saken
Avtaler
Avtaler som ikke er signert.
Avtaler som ikke er underskrevet, registreres inn og skannes. La journalstatus stå til M til underskrevet avtale er kommet i retur fra saksbehandler. I merknadsfeltet påføres: Papirversjonen sendt saksbehandler - retur arkivet etter signering.
Signerte avtaler som er kommet i retur:
Skann inn den signerte avtalen og slett den usignerte avtalen.
e-signatur
Vi benytter e-signering - når dokumentet er signert vi den gå direkte inn på saken det gjelder
Samlesaker
Det anbefales ikke å opprette samlesaker. I hovedsak skal det som gjelder en person/part være en sak, og det som vedrørende en eiendom være en sak. Likevel vil det i noen tilfeller være praktisk med samlesaker.
SAKSTITTEL på objektmapper - jf skriveregler
Personalmapper
Brannsyn– Sakstittel: Navn på bygg, eks: Sameskolen
Arkivdel: Brannsyn, sorteres på navn på bygningen
Bygningsarkiv: Sakstittel: Bygning GNR…..BNR……
Arkivdel: Bygg, koden sorteres på gnr/bnr eks: 11-32 (Se på denne)
Eiendomsarkiv: Sakstittel: Eiendom – GNR…..BNR
Arkivdel: Eiendom koden sorteres på gnr/bnr eks: 11-32
Elvearkiv Sakstittel:1. linje Elevmappe
2. linje Etternavn–fornavn– f xx xx xx (må skjermes)
Arkivdel: Elevarkiv– elevarkiv sentralt (Arkiveres ikke på skolene)
Elev Ped– elevarkiv pedagogisk senter
koden sorteres på etternavn/fornavn (må skjermes)
Saken unntas offentlighet.
ELEV-PPT - elevarkiv PPT (Arkiveres -
koden sorteres på etternavn/fornavn (må skjermes)
Klientarkiv - utgått - behandles på NAV
Barnevern - arkivers under barneverntjenesten - kontor i Nesseby
GÅRDSARKIV Sakstittel: GÅRDSARKIV - GNR … BNR
(linje 2 – kan skrive navn på eier)
Arkivdel: Gårdsarkiv, sorteres på gnr/bnr eks 10-14
TILSETTING - Følg rutinene i WEB-cruiter
Utlysnings skjer i WEB-cruiter
Tilbud om stilling sendes via e-signatur
PERSONALARKIV Sakstittel: 1. linje PERSONALMAPPE - Navn -Fødselsnummer/DUF-nr
Arkivdel: Personalarkiv
Tilgangskode PM - Hjemmel: u.off
SAKER SOM UTGÅR – FEILREGISTRERING
Ved feilregistrering flyttes journalposten av arkivpersonalet til riktig sak hvoretter denne feilregistrerte saken merkes UTGÅTT.
MERKNADSFELT
Merknadsfeltet på saksnivå benyttes til å skrive inn merknader som gjelder for hele saken. Eksempel: Henvisning til tidligere saker. UTGÅTTE SAKER kan også ha en forklaring i merknadsfeltet hvorfor saken utgår.
PRESEDENS SAK – sak som er regeldannende for behandling av analoge saker.
Det er saksbehandlerens ansvar å registrere eventuelle presedens saker.
DOKUMENTBESKRIVELSE:
Ved inngående journalføring skal dokumentbeskrivelse og dato skal være nøyaktig det samme som det står i det fysiske dokumentet.
Hensikten med ovenstående er at du senere skal kunne identifisere dokumentet.
I Elements er det et felt for dokument type, når et dokument registreres velger vi dokumenttype.
X - Internt dokument (uten oppfølging)
N - Notat på postliste (med oppfølging)
I - Inngående dokument (gjelder også e-post)
U - Utgående dokument
S - saksfremlegg/møtedokument
Når det i dokumentet er oppgitt svarfrist så registreres dette
Når det ikke står noe svarfrist vil det automatisk bli registrert 3 ukers svarfrist.
Registreres et RUNDSKRIV så skal det i linje 2 i dokumentbeskrivelsen stå nr. på rundskrivet.
Hensikten med ovenstående er at det sikrer gjenfinning av dokumentet når det senere vises til rundskriv nr.
Brev fra departement, der skriver vi navnet fullt ut f.eks: Kommunaldepartement , Miljødepartement osv.
GRADERING (bekyttelse av informasjon)
Gradering er en vurdering av om foreliggende informasjon (oppdrag, opplysninger, dokumenter, materiell) trenger beskyttelse, samt eventuelt bestemmelse om hvilken beskyttelsesgrad som skal brukes.
I Norge skjelnes det mellom:
- Informasjon som må beskyttes av hensyn til rikets sikkerhet eller forholdet til fremmed makt (Sikkerhetsinstruksen), og hvor disse beskyttelsesgrader nyttes: strengt hemmelig, hemmelig, konfidensielt og begrenset.
- Informasjon som må beskyttes av andre grunner (Beskyttelsesinstruksen), og hvor disse beskyttelsesgrader nyttes: strengt fortrolig og fortrolig.
Når dokumenter eller lagringsmedier gradert HEMMELIG eller høyere skal fordeles internt i en virksomhet, skal mottakeren bekrefte mottaket. Destruering av informasjon gradert HEMMELIG eller høyere skal kontrolleres og bekreftes av minst to autoriserte personer.
SAKER SOM ER UNNTATT OFFENTLIGHET
Offentlighetslovens hovedregel er at våre dokumenter skal være offentlig, jfr offentlighetsloven §3.
Bestemmelser som sier at opplysningene skal unntas offentlighet (taushetsplikt)
Offentlighetsloven §13 og forvaltningsloven §13 - Viktig: Bruk riktig hjemmel/paragraf. Dokumenter som skal unntas offentlighet må ha riktig hjemmel/paragraf. I Elements er det lagt inn de alternativer vi mener det er behov for. Dersom noe mangler, ta kontakt med arkivet.
Innføring i journalen skal skje på en måte som gjør det mulig å identifisere dokumentet, så langt dette kan gjøres uten å røpe opplysninger som er undergitt taushetsplikt i lov eller medhold av lov, eller som kan unntas fra offentlig innsyn etter §§ 5 eller 6 i offentlighetsloven.
Er det ikke mulig å registrere et dokument uten å røpe opplysninger kan man unnlate å ta med opplysninger som ikke skal være offentlig. Jfr arkivforskriften § 2-7.
Du må velge hva som skal skjermes (eks. objektkode, adressat/mottaker).
Når Inngående dokumenter blir registrert vurderer arkivet om dokumentet skal unntas offentlighet og etter hvilken hjemmel den skal unntas. Det er saksbehandles ansvar å kontrollere om dokumentet allikevel skal være offentlig, eller at dokumentet er unntatt med riktig hjemmel.
Utgående dokumenter graderes av saksbehandler.
Vurder om hele saksmappen skal unntas.
