Arkivaren er siste instans og skal kvalitetssikre bruken av Elements utført av ledere, saksbehandlere og arkivarer.
Arkivarer har en viktig rolle for å holde Elements oversiktlig, ryddig og ren.
Dette betyr at en må ha rutiner for å sikre informasjon i Elements er autentisk og troverdig som dokumentasjon for Deanu gielda/Tana kommune sine aktiviteter og oppgaver. Arkivarene skal også hjelpe til slik at Elements fungerer som saksbehandlingsverktøy. Ved hjelp av kvalitetssikringsrutiner skal en kunne rettlede ledere og saksbehandlere når en ser at det ikke fungerer slik det skal i Elements.
Dette betyr at når arkivet retter opp feil eller gjør vesentlige endringer i sak eller journalposter så skal dette gjøres i samarbeid med saksbehandleren slik at de:
- er oppmerksomme på hvordan saker og journalposter skal arkiveres (nå oppretter arkivet saksmapper)
- vet om endringer som er gjort i sakene deres og journalposter slik at de kan benytte Elements effektivt i saksbehandlinga
- ikke er usikre på systemet dersom det skjer endringer som de ikke forstår hvordan de har oppstått.
Når arkivet kontrollerer oppgavene som lederne skal utføre i Elements må en gi tilbakemelding til disse:
- slik at ikke journalposter blir liggende ufordelt, dvs at det ikke blir gjort noe saksbehandling i disse
- Restanser blir fulgt opp
- Journalposter blir godkjente dersom saksbehandler har sendt slike til godkjenning.
Daglig kvalitetskontroll
Kontroll av ferdigstilte saker og journalposter
Arkivtjenesten søker daglig opp nye saker og journalposter med status F, og kontrollerer at disse har riktig offentlighetsvurdering, tilknytning til arkivdel, sak og arkivkode.
Kontroll av skanning
Etter hvert som dokumentene skannes kontrolleres at alle mottatte dokumenter er skannet og arkivert, at alle sider er kommet med på hvert dokument, at skanningen er av tilfredsstillende kvalitet, at det er samsvar mellom arkiverte dokumenter og registrerte opplysninger. Etter skanning settes dokumentene i bunker etter dato, disse legges i arkivskapet inne på arkivet. Makuleres etter 6 måneder.
Kontroll av konvertering
Arkivansvarlig må daglig kontrollere at konvertering fra produksjonsformat til arkivformat har vært vellykket. Dette gjøres ved å søke på journalposter med status J for alle dokumenttyper eldre enn en dag, og kontrollere ikonet foran dokumentet. Ved feil varsles systemansvarlig og makuleringsrutiner i tilknytning til skanning stoppes inntil videre.
Kontroll av offentlig journal
Kontroll forut for publisering av offentlig journal går over flere faser: Umiddelbar offentlighetsvurdering ved registrering. Saksbehandler vurderer om foreliggende offentlighetsvurdering opprettholdes. Arkivtjenesten etterprøver offentlighetsvurdering i ferdigstilte dokumenter. Arkivtjenesten korrekturleser postjournalen før og etter publisering.
Stikkprøver
Stikkprøver av at saksbehandler følger opp sin del av prosesstyringa, med spesiell fokus på skjerming etc..
Daglige oppgaver i Elements for arkivarer
Hovedoppgaven for arkivet er å journalføre det som ligger til journalføring. Vi har en lovpålagt journalføringsplikt og dette arbeidet skal utføres fortløpende. Journalposter som blir liggende lenge uten å bli journalført er i realiteten å praktisere utsatt innsyn uten hjemmel.
Sjekk om det er:
- Rett sak
- Åpent for innsyn?
- Rett hjemmel?
- Skjerming av tekst
- Riktig dokumenttype (NB: vær varsom med endringer - sjekk at restansen blir korrekt. Kontakt alltid saksbehandler før endring)
- Riktig dokumentdato: journalpost vs Dokument
- Avsender/mottaker: journalpost vs Dokument
- Kopimottaker og intern kopimottaker: journalpost vs. dokument
- Tekst med mening
"Saker som kan avsluttes" og "tomme saksmapper" i venstremenyen sjekkes daglig.
- Skriveregler og rettskrivning (jfr. skriveregler under Felles(K:)/stab/ informasjon- og service/arkiv - skrivereglene har tittel for hver avdeling.
-sjekk tittel i rutinene der de fins
-fjern de fleste forkortelser
- stavefeil
- Alle journalposter skal ha korrekt journaldato - kommer automatisk dersom en ikke redigerer denne. Arkivaren kan redigere journaldato, men dette skal bare gjøres i de tilfeller der en journalfører journalposter med status S (se på disse) Disse importerte journalpostene får importdato som journaldato, og denne oppdaterer seg ikke når en endrer status fra S til J. En må derfor oppdatere Journaldato manuelt i dagens system.
Faste søk som bør gjennomføres med jevne mellomrom
Saker til avslutning
- Kontroller at saken er ferdigbehandlet og at metadata er korrekt registrert
- Er saken ferdig eller har saksbehandler gjort feil og det er journalposter som skal ha status F?
Journalposter med status
Journalstatus benyttes for å angi hvor langt en journalpost er kommet i forhold til registrering i journalen og arkivering av tilhørende dokumenter.
| Status
|
Beskrivelse
|
| S
|
Oppdatert av saksbehandler betyr at inngående journalposten er opprettet av saksbehandler.
|
| R
|
Reservert betyr at saksbehandler arbeider med journalposten.
|
| G
|
Til godkjenning betyr at journalposten er sendt til godkjenning.
|
| F
|
Ferdig betyr at saksbehandler er ferdig med dokumentet. Journalposten endrer automatisk status til Ferdig når en journalpost er godkjent.
|
| E
|
Ekspedert betyr at journalposten er sendt til mottaker.
|
| M
|
Midlertidig journalført betyr at journalposten er opprettet av en arkivar.
|
| J
|
Journalført betyr at journalposten er kvalitetssikret av arkivar.
|
| A
|
Avsluttet betyr at journalposten er avsluttet.
|
| U
|
Utgått betyr at journalposten er «slettet». Journalposter med status U kan gjenfinnes ved å søke eksplisitt etter journalposter med denne statusen. Må ikke forveksles med kassasjon.
|
Dokumentstatus
Dokumentstatus angir status for dokumenter tilknyttet en journalpost. Når et dokument er ferdigstilt, blir det lagt skrivebeskyttelse på de tilhørende tekstdokumenter.
| Status
|
Beskrivelse
|
| B
|
Under behandling betyr at saksbehandler arbeider med dokumentet.
|
| F
|
Ferdig betyr at saksbehandler er ferdig med dokumentet/dokumentet er godkjent av en annen bruker.
|
Roller
I et Noark 5 system har alle brukere en rolle som, sammen med en del andre kriterier, styrer hva de får lov til å gjøre.
Standardroller
| AR1
|
Arkivansvarlig kan oppdatere innhold på tvers av journalførende enheter.
|
| AR2
|
Arkivmedarbeider er tilknyttet den journalenheten brukeren er lagt inn med på rollen.
|
| LD
|
Leder/Saksfordeler er tilknyttet den administrative enheten den er leder for.
|
| SB
|
Saksbehandler er tilknyttet den administrative enheten den hører til.
|
| SY
|
Systemansvarlig har full tilgang til modulen Administrator.
|
| Utvalgssekretær er tilknyttet modulen Møte.
|
|
| Andre.
|
|
| Systembrukere
|
|
| Eksterne og Gjest.
|
|
Offentlig journal - Daglig rutine
Offentlig journal sjekkes daglig for dagen før.
Hovedregel pr i dag: Den som ikke journalfører inngående post skal utføre kontrollen så tidlig som mulig på dagen.
Eventuelle feil skal straks rettes opp.
OBS ! Legges i arkivskapet. Pass på å legge journalen på rett dato.
Restanseliste (kvartalsvis)
- Arkivet har som oppgave å følge opp saksbehandlinga
- Selv om saksbehandler har anledning til å sjekke egne restanser så bør arkivet likevel skrive ut restanselister for å sikre saksbehandlinga.
Saker uten journalposter
- Gamle saker som aldri er blitt tatt i bruk. Mange kan kanskje utgå?
- Sjekk med saksbehandler
Saker uten klassering
Søk opp saker som ikke har klassering og utfør klassering. Saker skal som hovedregel klasseres når saken opprettes. Dersom du er i tvil rådfør deg med de andre arkivarene.
Sjekkliste for saksbehandler
- Finnes saken fra før - før du ber om en ny sak.
- Feilopprettet? - dette burde det ikke vært lagd sak på
- Bør saken deles i flere saker?
- Merknader
Lenke
- Jevnføring
- Skriveregler og rettskrivning
- sjekk tittelen i rutinene der de fins
- fjern de fleste forkortelser
- stavefeil
- Åpent for innsyn?
- Rett hjemmel?
- Skjerming av tekst
Til slutt: endre status til F
Ufordelte journalposter
- Fanger opp ufordelt til mottaker på I,N og X
- Fanger opp ufordelt til kopimottaker på I,U,N og X
- Viktig søk - Må kontrolleres selv om leder har ansvar for fordeling. Her må arkivet sørge for at journalposter blir fordelt av lederne og følge opp i de tilfeller dette ikke skjer.
