Deanu gielda/Tana kommune publiserer offentlig journal via Elements Innsyn (Ny eInnsynsløsning) på kommunens nettside Elements Publikum (elementscloud.no) Det publiseres dokumenter i sikkert arkivformat.
Arkivtjenesten vurderer offentlighet ved journalføring av dokumenter, som en del av kvalitetskontroll og kontroll av offentlig journal. Ved tvilstilfeller vurderes offentlighet i samarbeid med saksbehandler og ved behov jurist. Saksbehandler og leder har det endelige ansvaret for rett unntak med rett hjemmel.
En innsynsbegjæring kan framsettes muntlig eller skriftlig og kommer som regel til e-postadressen postmottak@tana.kommune.no . Innsynsbegjæringer som kommer til andre e-postadresser, per telefon, brev, eller ved personlig oppmøte behandles på samme måte. Muntlig innsynsbegjæring registreres som x-notat i saken.
Innsynskrav besvares i utgangspunktet av berørt fagenhet, men ved tvilstilfeller eller dersom innsynsbegjæringen ikke gjelder et bestemt dokument kontaktes arkiv eventuelt jurist. Gjelder innsynsbegjæringen dokumenter som finnes i fagsystem eller i arkiv på tjenestested videresendes innsynsbegjæringen til det aktuelle tjenestestedet.
Krav og praktisering av innsyn etter offentlighetsloven
Dette er en huskeliste for hva man må tenke på og hvilket lovverk som er gjeldende ved krav om innsyn.
Offentlig journal
Offentlig journal skal utformes i tråd med bestemmelsene i arkivforskriften, jf. §2-6 og § 2-9. Deanu gielda/Tana kommune har offentlig postjournal på sin hjemmeside. Pr. i dag går det 5 virkedager før posten kommer på offentlig postjournal, men målet til er å korte ned på antall dager til posten legges ut på offentlig postjournal.
Krav om innsyn
Hvem som helst kan kreve innsyn, og dette kan skje både muntlig og skriftlig. Man trenger ikke identifisere seg for å be om innsyn, men man må identifisere den enkelte sak for å kreve innsyn. Dette gjelder ikke når det blir krevd innsyn i journaler eller lignende register, jf. offentlighetssloven § 28. Ved henvendelser om innsyn må kommunen ta stilling til om kravet skal imøtekommes eller ikke. Man må:
- Vurdere om dokumentet inneholder opplysninger som skal unntas fra offentlig innsyn etter taushetsplikt eller i medhold av lov (offentlighetsloven § 13). Er dette tilfelle må man ta stilling til om resten av dokumentet kan offentliggjøres eller om hele dokumentet skal unntas fra innsyn.
- Hvis dokumentet ikke kommer inn under unntak etter punkt 1 må man vurdere om det foreligger et reelt og saklig behov for å unnta deler av eller hele dokumentet fra innsyn. Kommer man frem til at det bør unntas fra offentlighet, må det vurderes om det er hjemmel for å unnta det etter offentlighetslovens bestemmelser.
Følger man denne rekkefølgen i vurderingsprosessen sikrer man at det blir lagt tilstrekkelig vekt på hensynet til meroffentlighet.
Dokumentering av innsynskrav
Det er en fordel for organet å kunne dokumentere de innsynskravene som er mottatt og bør derfor også ved muntlig krav om innsyn, svare skriftlig på henvendelsen. Dokumenter som gjelder krav om innsyn har verdi som dokumentasjon og skal arkiveres.
Saksbehandlingstid
Spørsmål vedrørende innsyn skal avgjøres uten ugrunnet opphold, jf. offentlighetsloven § 29. Avgjørelse bør tas samme dag, eller i løpet av 1-3 virkedager. Saksbehandlingstid på 8 virkedager eller mer er bare akseptabelt i helt ekstraordinære tilfeller.
Avslag på innsynskrav
Ved avslag på innsyn må det gis henvisning til den bestemmelsen som gir grunnlag for avslaget, samt hvilket ledd, bokstav eller nummer i som er brukt i bestemmelsen. Er avslaget hjemlet i offentlighetsloven § 13 må det også vises til de bestemmelser i eller i medhold av annen lov som gir grunnlag for taushetsplikt. Eksempelvis slik: offentlighetsloven § 13, forvaltningsloven § 13 første ledd. Avslaget skal etter offentlighetsloven § 31 være skriftlig, og det skal opplyse om mulighetene for å klage og klagefrist.
Hvem avgjør?
Spørsmål om innsyn skal avgjøres av det organet som mottar kravet, og det er viktig at organet vurderer kravet konkret og selvstendig, jf. offentlighetsloven § 29. Avgjørelsen skal tas når det foreligger et konkret innsynskrav.
Forskjellsbehandling
Offentlighetsloven § 6 setter forbud mot forskjellsbehandling av sammenlignbare tilfeller. Dette må sees på som et pålegg om at organet må se ethvert innsynskrav i sammenheng med tidligere krav om innsyn i samme sak eller dokument, slik at likeartede saker blir behandlet likt. Dette punktet viser viktigheten av å dokumentere de innsynskravene man mottar, for å holde oversikt på hva det kreves innsyn i og hvilket utfall behandlingen har fått.
Hovedregel om gratis innsyn
Som hovedregel skal innsyn være gratis. Kommunens gis rett til å kreve betaling for innsyn i form av vanlige avskrifter, utskrifter eller kopier til papir og for utsending, når antallet går over 100 ark i A4-format i en sak. I disse tilfellene kan kommunen kreve en krone per ark utover hundre, samt porto. Det kan og kreves betaling for utskrifter/kopier ved uvanlige format, høykvalitetskopier eller lignende dersom det utgjør stor prisforskjell fra vanlige kopier. Dette gjelder også ved kopiering til annet lagringsmedium enn papir. Betaling skal ikke overstige de faktiske kostnadene. Det kan ikke tas hensyn til tiden som går med på å behandle innsynskrav, skrive ut, kopiere eller sende ut dokument. Man kan heller ikke kreve betaling når dokument som er tilgjengelig i elektronisk versjon blir sendt ut som elektronisk post.
Original dokumenter og kopier
Originale dokumenter skal ikke lånes ut eller benyttes ved gjennomsyn, man skal ta kopier jf. arkivforskriften § 3-11.
Kilde: Lovdata
Fonnes, I. (2010). Arkivhåndboken for offentlig forvaltning (2.utg, 2.oppl). Oslo: Kommuneforlaget AS. Kapittel 9.
Innsynspraksis - rutine
Rutine for behandling av innsynsbegjæring/-forespørsel
Forespørsel om innsyn skal avgjøres uten ugrunnet opphold, jfr. Off.lov § 29, første ledd. Det vil si så snart som praktisk mulig. Sykdom og fravær er ikke tilstrekkelig grunn til utsettelse. Dersom innsynsbegjærer ikke har fått svar innen fem virkedager, regnes dette som avslag på innsynsbegjæring og kan påklages (jfr. Off.lov § 32 annet ledd).
Det er viktig å merke seg at det ikke skal gis innsyn i dokumenter som ikke er ekspedert/ferdigstilt i Elements. Det vil si dokumenter som er under arbeid.
Hensikten med denne instruksen er å sikre at innsynsbegjæringer blir behandlet riktig i henhold til gjeldende lovverk. Lovverk som ligger til grunn er offentlighetsloven og forvaltningsloven. Offentlighetsloven legger til rette for at virksomheter i det offentlige er åpen og gjennomsiktig. Loven gjelder for blant annet staten, fylkeskommuner og kommuner.
Hovedregel
Saksdokument, journaler og lignende register for organet er åpne for innsyn så lenge ikke annet følger av lov eller forskrift med hjemmel i lov, jf. offentlighetsloven § 3.
Ved foreløpig svar
Det er opprettet brevmal i Elements på foreløpig svar.
Utsending av dokumenter
Når en innsynsbegjæring godkjennes, sender den som har besvart innsynet ut dokumentene det er gitt innsyn i. Alle filer som sendes ut skal være i pdf-format. Dersom vi må sladde opplysninger i et dokument skal dokumentet, sladdes med godkjent metode før utsending, som i vårt tilfelle er bruk av PixEdit. Ved utsending av papirdokumenter sladdes og kopieres originalene før utsending.
Ved rett på innsyn
Det er opprettet brevmal i Elements som skal benyttes.
Avslag på innsyn
Når kravet om innsyns avslås helt eller delvis må vi begrunne dette med hjemmel for unntak fra offentligheten i offentlighetsloven og eventuelle andre lover. Man må vise til bestemmelsen som gir grunnlag for avslaget, samt hvilket ledd, bokstav eller nummer i som er brukt i bestemmelsen. Det må i tillegg opplyses om muligheten til å klage på avslaget og klagefrist på dette. Avslaget skal gis skriftlig i tråd med offentlighetsloven § 31.
Når det gjelder §§14-26 i offentlighetsloven skal vi vurdere meroffentlighet. Dersom et helt eller delvis avslag begrunnes med en av disse paragrafene skal meroffentlighet vurderes og setningen «Meroffentlighet er vurdert» legges til i svaret som sendes ut.
Det er opprett brevmal i Elements som skal benyttes på svar om avslag på innsyn.
Svar på innsynsbegjæring som gjelder andre paragrafer enn §13:
Det er opprettet brevmal i Elements som skal benyttes på svar om avslag på innsyn.
Journalføring av innsynsbegjæring
Innsynsbegjæringer og svar på innsynsbegjæring journalføres i saken det er bedt om innsyn i.
Dersom det bes om innsyn i mange dokumenter i forskjellige saker eller det ikke bes om innsyn i en bestemt sak eller dokument, oppretter vi ny sak i Elements.
Ved mottak av innsynskrav registreres saken slik:
Saksnivå
Sakstittel: Innsynskrav - tittel på sak
Saksbehandler: Den som besvarer innsynsbegjæringen
Arkivkode: 041
Dokumentnivå
Journalpost tittel: Innsynsbegjæring - kort beskrivelse av hva saken gjelder
Ved svar på krav om innsyn
Dokumentnivå
Journalpost tittel: Svar på innsynsbegjæring - kort beskrivelse av hva saken gjelder
Klage på avslag
Dersom vi mottar klage på et avslag på innsyn skal denne journalføres på samme sak som innsynsbegjæringen.
Vi vurderer innsynsbegjæringen på nytt. Dersom vi fremdeles mener at innsyn ikke kan gis skal klagen oversendes til Statsforvalteren i Troms og Finnmark.
Dokumentnivå
Beskrivelse: Klage over avslag på innsyn
Saksbehandler: Den som er saksbehandler for dokumentet det gjelder
