Innkjøp av elektroniske fagsystem

Deanu gielda – Tana kommune har plikt til å arkivere alle dokumenter som blir til i kommunens virksomhet, dersom de har verdi som dokumentasjon eller er gjenstand for saksbehandling.  Arkiveringsplikta gjelder uavhengig om dokumentene er utvekslet med eksterne eller er utarbeidet for internt bruk. Dokumentet er teknologinøytralt, det er innholdet  og ikke formatet som avgjør om dokumentet skal bevares.

En betydelig mengde av kommunens arkivmateriale blir håndtert i elektroniske system. Det er derfor viktig at denne retningslinjen blir fulgt for å sikre at kommunen følger arkivlova og andre relevante lover (forvaltningsloven, offentleglova, personopplysningsloven, etc.)

Målgruppa for denne retninglinjen er alle som tar initiativ til, deltar i og gjennomfører innkjøp av elektroniske arkivsystem.

Kommunedirektøren har det overordna ansvaret for kommunens arkiv.
Arkivleder har det faglige ansvaret for arkivforvaltninga i kommunen, herunder fagsystem. 
IT-leder skal involveres i alle innkjøp av IKT-System. 
Lederene har ansvaret for å tilrettelegge forholdene  i sin avdeling slik at arbeidet kan drives i henhold til gjeldende lover, regler og rutiner. 
Systemansvarlig for arkivsystemet er ansvarlig for den daglige drifta. 
Brukerne av systemet er ansvarlige for å sette seg inn i og forholde seg til de rutiner og retningslinjer som gjelder for bruk av arkivsystmet.

Begrepet fagsystem blir brukt om flere forskjellige system. Dette kan være saksbehandlingssystem, støttesystem og register. Et fagsystem håndterer en eller noen få sakbehandlingsprosesser gjerne knytt til særlovgjivning. Behovet for å behandle et betydelig antall saker med hensyn til saksgang, arbeidsprosedyrer og kriterier for vedtak utgjør bakgrunnen for innkjøp av ulike system.

• Alle som vurderer å ta i bruk nye elektroniske fagsystem plikter å sjekke om systemet oppfyller alle nødvendige krav i forhold til arkivloven  og andre relevante lover.
• IK-leder og arkivleder må konsulteres  for bistand til vurdering av systemet før kontrakt inngås.
• IT-leder- skal godkjenne alle innkjøp av IKT-system

• Registrering av saksdokument skal normalt skje i et Noark-system
• Elektronisk arkivering av saksdokument forutsetter bruk av fullgode system, rutiner, dokumentlagringsformat og lagringsmedium som er godkjent av Riksarkivaren
• Opplysningar, dokument og register som inngår i fagsystem skalhåndteres i tråd med arkiverings- og journalføringsplikten
• Systemet må ta høyde for krav i personopplysningsloven.  Systemet skal være godt nok dokumentert til at materialet kan brukes også etter overføring til arkivdepot, og dokumentasjonen skal inngå i arkivplanen
• Opplysninger som ikke lenger er aktuelle, skal ikke slettes uten at Riksarkivaren har gitt samtykke til kassasjon – Arkivleder kontaktes
• Systemet skal kunne eksportere datauttrekk der saksdokumentene er knyttet til overornede tabeller i samsvar med bestemmelsene i Riksarkivarens forskrift
• Har fagsystmet en egen brevjournalmodul som man skal ta i bruk, skal man på forhånd sikre seg om at denne har fullverdige arkivfunksjoner

Systemet må kunne registrere obligatoriske journalopplysninger etter arkivforskriften §10:

• Journalføringsdato
• Saks- og dokumentnummer
• Navn på avsender og mottaker
• Opplysninger om saken
• Dokumentdato
• Klasse etter kommunens ordning for klassifikasjon
• Ekspedisjons- eller avskrivingsdato
• Avskrivingsmåte

Kommunens arkivleder har ansvaret for at kommunen til en hver tid har ajourført arkivplan. Det er derfor viktig at vedkommende mottar relevant opplysning om fagsystemet.

For å identifisere bevaringsverdig informasjon skal hvert fagsystem ha en beskrivelse slik at man forstår innholdet, sakbehandlinga og systemets oppbygging. Systemarkitektur, funksjon, formål, arkivdanning, informasjon, innhold og grensesnitt mot andre system.

I tillegg skal følgende utarbeides og inkluderes i arkivplan for systemer med bevaringsverdig arkivmateriale: Instruks som beskriver ansvar, rutiner og rettigheter knytt til oppretting, mottak, utveksling, vedlikehold og bruk av arkivdokument – Instruksen lages før systemet tas i bruk.

Følgende skal beskrives:

• Ansvar for tildeling/vedlikehold av brukerrettigheter
• Beskrivelse av roller og rettigheter/plikter knytt til rollene
• Autentisering/signering av dokument, samt regler og rutiner for dette
• Ansvar/rutiner for kvalitetssikring
• Ansvarsforhold og prosedyre for registrering, journalføring og arkivering
• Prosedyrer for registrering og arkivering til bruk dersom systemet er ute av drift
• Rutiner som definerer ansvar for:
  • Fordeling av dokument
  • Retting av register- og arkivopplysninger
  • Avskriving/ferdigstilling av dokument
  • Vurdering av spørsmål om offentlighet
  • Registrering av unntak for offentlighet og hjemmel for dette

Skjema fylles ut og sendes til arkivleder:

[Kartleggingsskjema arkivsystem.xlsx 11,80 kB]

Elektroniske system som inneholder  saksdokument, bør allerede ved implementering ha eksportfunksjoner som sikrer at bevaringsverdig materiale kan avleveres til arkivdepot på et egen  lagringsformat og med fullgod dokumentasjon.

-          Dokumentasjon på hvordan uttrekk skal utføres bør følge med ved anskaffelsen.

Om det blir anskaffa et system som skal erstatte en anna må det gamle systemet først vurderes om det inneholder opplysninger/dokumentasjon som skal beves.

Om det gamle systemet ikke tilfredsstiller kravene i Noark-standarden, skal det lages et elektronisk uttrekk av data fra det gamle systemet i SIARD-format. Det må gjøres før kommunen sier opp avtaler og lisenser knyttet til det gamle systemet og etter at det gamle systemet har gått ut av produksjon.

Arkivuttrekket skal deretter overføres til Interkommunalt Arkiv Finnmark (IKAF) etter faste prosedyrer for godkjenning. Dette skal gjøres via kommunens arkivtjeneste.

Fagsystem kan ikke avsluttes eller utfases uten at:

• Uttrekk er utført, levert til depot og bekrefta godkjent av arkivdepot

Eller

• Det etter kommunens bevarings- og kassasjonsplan og Riksarkivarens forskrift er fastsatt at systemet ikke inneholder bevaringsverdig dokumentasjon