Rutinens formål

Sikre gjenfinning gjennom kvalitetssikring av journalopplysninger

Sikre elektronisk arkivering

Ansvar

Arkivet

Utførelse

Kontroll av saksmappe

Følgende skal kontrolleres:

• Saken skal ha en beskrivende tittel som er i tråd med kommunens skriveregler
• Klassering skal påføres dersom det mangler,
• Fødselsnummer skal unntas offentligheten
• Sjekk om navnet skal være unntatt
• Arkivdel, saksmappetype og tilgangskode skal kontrolleres

Avslutning av saksmappe

Når saksbehandler har ferdigstilt en saksmappe så skal en arkivar kontrollere saksmappen og endre status fra “F-Ferdig" til “A-avsluttet”. Saksmapper som ikke inneholder noen journalposter, skal settes til “U-Utgått”.

Ved avslutning av saksmappe sjekkes de samme punktene som ved kontroll:

• Saken skal ha en meningsfull tittel og skal være i tråd med kommunens skriveregler
• Klassering skal påføres dersom det mangler, Fødselsnummer skal alltid unntas offentligheten
• Sjekk om navnet skal unntas
• Arkivdel, saksmappetype og tilgangskode skal kontrolleres

I tillegg sjekkes følgende punkter:

• Alle journalposter har status J-Journalført
• Alle journalpostene er konvertert til gyldig arkivformat

Dersom saken ikke kan avsluttes på grunn av forhold som saksbehandler må korrigere så settes saken tilbake til «B-Under behandling». Det sendes en melding til saksbehandler om hva som er feil og hvordan det kan korrigeres.