Deanu gielda - Tana kommune benytter Elements Sak - Arkiv som sitt saksbehandlingsverktøy. Arkivkjernen er Noark 5-godkjent. Norark 5 er norsk standard innen fullelektronisk arkiv.
All overordnet saksbehandling og lederfunksjoner knyttet til det enkelte virksomhet skal utføres i Elements.
Alle inngående og utgående arkivverdige e-poster skal importeres til Elements. I alle Noark-system, også i elements opereres det med to nivå i journalen:
Til hver journalpost skal det knyttes et eller flere dokumenter, for eksempel hoveddokument og vedlegg.
En sak omfatter alle de saksdokumenter, registreringer og merknader etc. som oppstår i behandlingsforløpet. Dette kan være inngående dokumenter, utgående dokumenter, interne notater, rapporter, utredninger etc. Dokumentene er knyttet sammen under en felles identitet, saksnummeret. Informasjon som er felles for hele saken er beskrevet gjennom en del felles opplysninger på saksnivå: sakstittel, saksansvarlig, arkivkode osv. Når det opprettes en ny sak tildeler Noark-systemet automatisk et saksnummer. Alle dokumenter som inngår i samme sak, registreres under denne saken og får samme saksnummer. Samtidig får hvert enkelt dokument et eget identitetsnummer og et dokumentnummer. På journalpostnivå registreres det opplysninger som er spesifikt for dokumentet.
