Innhold:
Inngående post
Poståpning - arkivtjenesten
Inngående post skal leveres til arkivtjenesten for registrering i Elements, arkivet er ansvarlig for behandling av all post til kommuneadministrasjonen.
Elektronisk post skal behandles som vanlig post. De skal derfor vurderes etter de samme kravene for journalføring som vanlig post. Deanu gielda/Tana kommune har et sentralt e-postmottak for post til organet
postmottak@tana.kommune.no
Poståpning- Saksbehandlere
Saksbehandler skal daglig hente fram saker/journalposter som vedkommende er tildelt. Klikk på ”Mottatte journalposter”. Da vil mottatte journalposter (dokument) de siste trettien dagene komme fram. Man kan også klikke på ”Egne restanser”. Da vil alle saker som vedkommende ikke har avskrevet (besvart/ferdigbehandlet) komme fram.
Det er veldig viktig at innkommen post kontrolleres daglig, da det er saksbehandlers ansvar/plikt til å kontrollere om noe av posten skal unntas fra offentligheten, og om det er påført rett paragraf. Arkivet kommer med forslag om unntak og paragraf. Ved feil kontakter saksbehandler arkivet eller endrer graderingen selv på journalposten, eller dersom det gjelder sak så må arkivet endre.
Når saksbehandler blir tildelt en sak/journalpost første gang skal vedkommende kontrollere offentlighetsvurderingen eller eventuelt utføre denne. Dette innebærer å sette inn tilgangskode og hjemmelskode, eller la feltet stå tomt.
Saksbehandler skal også se til at avsender, mottaker, navn i saks-/journalposttittel, samt arkivkode er skjerma dersom sak/journalposten er unntatt offentlig innsyn.
Postfordeling og offentlighetsvurdering - Leder/saksfordeler
Hver dag etter at postmottaket er ferdig med å skanne og fordele posten (ca kl 1400) skal leder/saksfordeler søke fram dagens post for sin avdeling. Saker/journalposter som er fordelt til deres avdeling skal tildeles rett saksbehandler om arkivet har satt på feil saksbehandler.
Saksbehandlerne er ansvarlig for offentlighetsvurdering av saker/journalposter.
Dette innebærer at saker/journalposten som skal skjermes for innsyn er skjermet. Om ikke dette blir fanget opp blir dokumentene uten varsel offentliggjort. Det er derfor svært viktig at leder/saksbehandler i samarbeid med postmottaket utfører offentlighetsvurderingen.
Leder/saksbehandler skal dessuten også kontrollere at avsender, mottaker, navn i saks-/journalposttittel, samt arkivkode er skjermet.
Som en sikkerhetsrutine bør leder opprette et søk på alle saker/journalposter som er kommet inn de siste 7 dagene for sin avdeling. Da kommer alle saker/journalposter som er mottatt siste uke fram.
Utgående post
Saksbehandler er selv ansvarlig for at post sendes ut, det anbefales sterkt at det benyttes SvarUt.
Avskriving
Avskriving betyr at man svarer på innkomne brev enten i et svarbrev (Svar på JP), eller ved direkte avskriving over telefon eller på annen måte (jfr. Vis detaljer under Interne mottakere/avskriving).
Saksbehandler skal avskrive alle journalposter som vedkommende er ansvarlig for uavhengig av avskrivingsmåte.
Når saksbehandler svarer på inngående brev med et utgående brev velger man ”Svar på JP” i Saksoversikten, og avskrivingsmåte BU. Kontrollèr eller sett inn
- Mottakere og kopimottakere.
- lovhjemmel og korrekt tilgangskode. Husk å skjerme evt opplysninger som ikke er offentlige. Dersom man er usikker på offentlighetsvurdering skal man ta kontakt med avdelingsleder/postmottak
Utfylling av elektroniske søknad/skjema på hjemmesiden til ekstern institusjon/organ
Ved utfylling av elektroniske søknader/skjemaer elektronisk via hjemmesiden til en ekstern institusjon/organ, er det veldig viktig at saksbehandler skriver ut søknaden før "send" knappen trykkes.
Dette for at det skal være mulig for arkivet å opprette sak, registrere søknaden som nytt utgående dokument, og skanne denne inn i Elements.
Dette er den eneste måten for å dokumentere søknaden inn i det elektroniske arkivet.
Utgående e-post
Saksbehandler skriver og adresserer utgående e-post i Elements. Dersom e-post skal journalføres sender man kopi av e-post til Postmottaket. Tilhører utgående e-post en eksisterende sak skal en påføre saksnummeret i tittelfeltet. Dersom e-posten er første journalpost i ei ny sak fører en på ”Ny sak” og forslag til tittel i tittelfeltet.
Under K:\Alle\Kompetanse og Opplæring\Elements finnes alle kursdokumentasjon for Elements.
Det som har betydning for saksbehandler//leder er: Kursdokumentasjon - Saksbehandler/leder.
Ellers finnes:
Kursdokumentasjon for Arkivar
Kursdokumentasjon for Administrator
Ny sak
Saksbehandler kan ikke selv opprette sak.
Dersom denne starter med et utgående dokument eller et internt notat må saksbehandler ta kontakt med postmottak for å få opprettet ny sak.
Ved opprettelse av ny sak, legg inn
- Virksomhet og saksbehandler
- Arkivdel og klassering (arkivkode) for saken.
- Lovhjemmel og korrekt tilgangskode for saken.
- Eventuelle referanser eller prosjekt saken er knyttet til. Dersom man ønsker å etablere et nytt prosjekt til saken skal man ta kontakt med postmottaket.
Saksbehandler skal melde til postmottaket når egne saker skal avsluttes. Før avslutning må alle journalpostene være avskrevet. Dersom saksbehandler ønsker å åpne en avsluttet sak skal man kontakte postmottaket.
Intern post
Internpost skal behandles som ekstern post. For korrespondanse mellom virksomheter som er knyttet til Elements benytter man dokumenttypene X og N.
Er den ene virksomheten ikke knyttet opp mot Elements, benytter man dokumenttypene U og I som for ekstern korrespondanse. Saksbehandler skriver selv ut notatet, undertegner og sender det til postlegging. .
Hele arkivet på PCen – lag predefinerte søk!
Elements åpner for store framskritt i kvalitetssikring av saksbehandlingen og tilgangen til arkivinformasjon. Samtlige saksbehandlere kan nå samtidig lese alle saker og dokument som blir lagret i systemet på sin egen PC.
For lettere å holde oversikt over de sakene og journalpostene man har ansvaret for, eller som er relevant for det arbeidet man utfører, kan det være en god ide å opprette forhåndsdefinerte søk som henter fram disse. Her gjelder det å være kreativ og samtidig kjenne godt til bruken av standard sakstitler og klassering.
I tillegg til de faste postrutinene som er nevnt ovenfor kan man ha faste søk på:
- alle saker der man selv er saksbehandler
- alle journalposter der man selv er saksbehandler
- søk på de typer saker man selv og andre arbeider med, for eksempel etter klassering eller sakstittel. For at dette skal fungere er det viktig at man på hver virksomhet har en felles forståelse for benevning av saker og/eller klassering. Her må saksbehandlerne og ledere snakke sammen, og man må holde god kontakt med postmottaket
Det er viktig å ha noenlunde kontroll over journalposter man har reservert. Hvis ikke risikerer man at det blir liggende mange halvferdige brev i systemet. Man kan derfor opprette et søk for egne journalposter med status R
De mest kritiske punktene for drifta av systemet er at man glemmer å svare på brev og at man glemmer å utføre offentlighetsvurdering. For å unngå det første kan man benytte det ferdige søket ”Egne restanser”. Dokument som ikke er offentlighetsvurdert har i utgangspunktet ingen tilgangskode. Disse blir lagt ut på postlista.
Ta kontakt med arkivet for hjelp til å lage slike søk.
