Det er ikke lenger krav til innbinding av møtebøker, protokoller, kopibøker og journaler, men dersom en ønsker å gjøre det så følges denne rutinen;

Rutinen gjelder for innbinding av møtebøker, protokoller, kopibøker og journaler.

Materiale som leveres til innbinding skal være ordnet og renset. Det vil si at stifter, binders og lignende skal fjernes. Ta nye kopier hvis ark er skadet.

Materialet skal bindes inn i den orden det er skapt, slik at proveniensen opprettholdes.

En bunke til innbinding skal være minimum 3 cm og maksimum 6 cm tykk.

Del opp pr. år eller eventuelt pr. periode der det lar seg gjøre.

Delegerte vedtak anses ikke som møtebok. Kopier av disse inngår både i kopibok og i arkiv, og er unødvendig å binde inn.

Innbinding av møtebøker

Alle møtebøker fra de ulike utvalgene skal bindes inn. Dette skal gjøres pr. år/eventuelt pr. journalperiode for utvalg med få saker.

Formål

Dokumentere hvordan sakene egentlig ble sendt ut til politikerne.

Proveniensprinsippet – innbinding i rekkefølge i den ordning det er skapt

Dette vil si:

1. Møteinnkallingen - undertegnet av lederen – med sakliste + påføring av eventuelle tilleggssaker – original.

2. Saksutredningen (saksbehandlers saksutredning med kommunedirektørens innstilling ev. med foregående behandlinger), samt trykte vedlegg som følger møteinnkallingen.

3. Protokollen (kommunedirektørens innstilling med behandlingen og vedtaket/innstillingen/uttalelsen i det gjeldende politiske organet, samt ev. foregående behandlinger eller parallelle behandlinger) – original.

4. Det lages indeks/innholdsfortegnelse (innbindes først i ”protokoll nr. 1” for aktuell periode). Pagineres fra side 1 og fortløpende utover til siste side.