Rutine for bestilling av dokumenter

Formål og omfang

Sikker håndtering av sensitive opplysninger.

Målgruppe

Alle som har fullmakt til å bestille innsyn i mapper fra IKA Finnmark.

Ansvar og oppfølging

Leder på avdelinga

Gjennomføring/aktivitet

Henvendelse vedrørende Innsyn i egen journal skal registres i Elements

Den som mottar henvendelsen om innsyn i egen journal påfører Navn - fødselsnummer – tydelig tekst om hvilken journal.

Bestiller undertegner bestillingen

Godkjent bestiller leverer krav om innsyn på papir til Arkivet i lukket konvolutt

Arkivtjenesten oppretter ny sak – «Innsyn i egen journal» i sak/arkivsystemet 

Arkivtjenesten registrerer innsynsforespørselen

Arkivtjenesten sender via SvarUT, «Ber om innsyn i egen journal" til IKA Finnmark

IKA Finnmark sender via SvarInn «svar på innsynsforespørselen» til postmottak@tana.kommune.no

Arkivtjenesten registrerer mottatt svar på Innsynsforespørselen, og fordeler til rett saksbehandler

Saksbehandler av journalen vil da få melding om at det er kommet post som skal behandles i Elements

Bestiller er ansvarlig for at dokumentene er gjennomgått og kvalitetssikret før innsynsbegjærer får tilgang til dokumentene

Dokumentene skal ikke sendes innsynsbegjærer på e-post

Rapportering

Avvik rapporteres til Arkivleder

Avvik

Fravik fra denne prosedyren skal skriftlig straks meldes Arkivleder, Arkivleder kan gi dispensasjon fra denne prosedyre

Referanse

Personopplysningsloven §§ 13, 28 

Arkivtjenesten  registrerer mottatt svar på Innsynsforespørselen, og fordeler til rett saksbehandler