Før en ny Elektronisk Personalmappe evt. kan opprettes i Elements har det pågått en tilsettingsprosess knyttet til en egen tilsettingssak. Når tilsettingssaken slutter, begynner Personalsaken/Personalmappen.

Det opprettes personalmappe når svarbrev med undertegnet tilsettingsbrev kommer i retur fra vedkommende som er tilbudt stillingen dersom ikke vedkommende har mappe fra tidligere.

Gjelder dette en person med elektronisk ansettelsesforhold i Deanu gielda - Tana kommune omregistreres den eksisterende Personalmappa på ny enhet dersom dette er nødvendig.

Personalmappa følger den ansatte så lenge han eller hun er ansatt i Deanu gielda - Tana kommune.

Arkivtjenesten oppretter personalmappe.

Det er personalleder som er ansvarlig for mappene. Leder skal kun ha tilgang til sine ansatte på avdelingen.

I sakstittelen skal det stå: 

Fødselsdato + personnummer - Etternavn - Fornavn - Mellomnavn 

Arkivkode - Jfr. K-koder 

Sakstittelen skal skjermes slik at den ikke vises på offentlig journal.

Svarbrevet og undertegnet tilsettingsbrev  er normalt de første dokumentene som registreres, skannes og legges i en nyopprettet/eksisterende  elektronisk Personalmappe. 

Den enkelte leder/saksbehandler har ansvar for å vurdere ihht. gjeldene lovverk, hvorvidt et dokument er arkivverdig og skal skal legges i den elektroniske personalmappen.

• Stillingssøknad med vedlegg

• Ansettelsesvedtak

• Kopi av stillingstilbud og svarbrevet

• Kopi av ansettelsesbrev • Evt. annen dokumentasjon som kreves for stillingen (vandels-, legeattest)

• Arbeidsavtale

• Taushetserklæring, vedtak om sikkerhetsklarering

• Innmelding/korrespondanse med trygdekasse

• Pensjonsforhold • Dokumenter vedrørende ansiennitets- og lønnsplassering, -opprykk

• Dokumentasjon av permisjoner med ansiennitetstap – søknad og vedtak

• Dokumenter vedrørende evt. særavtaler, godtgjørelser, stipend

• Dokumentasjon av kompetansegivende kurs og opplæring

• Evt. AKAN – der det kan foreligge skriftlig advarsel eller hvis det fører til reaksjoner ovenfor den ansatte

• Tiltak

• Evt. særskilte arbeidsavtaler eks. tilpasset arbeid og attføring

• Evt. disiplinærtiltak

• Dokumenter vedrørende evt. tildelte hederstegn

• Div. korrespondanse til og fra den ansatte som berører arbeidsforholdet

• Kopi av oppsigelsesbrev/avskjedigelsesbrev/evt. korrespondanse

• Kopi av sluttattest

Dokumenter som kan kasseres (Kommunen må ha retningslinjer i forhold til når materialet skal kasseres. Dette skal framkomme i arkivplanen)

• Regnskapsmateriale kan kasseres 10 år etter regnskapsårets slutt

• Sykemeldinger og korrespondanse vedrørende disse

• Korrespondanse vedrørende deltakelse på kurs og seminarer

• Korrespondanse vedrørende ulike godtgjørelser (tjenestereiser, reiseforskudd o.l.)

• Permisjoner uten ansiennitetstap

• Fravær

• Stipendier

• Ferier • Utbetalinger vedrørende personalutvikling

• Lønnsutbetaling, lønnstrekk, o.l.

• Arbeidsmarkedstiltak

• Underbilag (timesedler ) 

• Medarbeidersamtaler (etter f. eks. 2 år, avhengig av hva som står i kommunens retningslinjer – skal framkomme i arkivplan)

Dokumenter som kan kasseres så snart det anses forsvarlig ut fra saksbehandlingen

• Skattekort

• Gjenparter av rutinemessige meldinger til pensjonskasse, trygdekontor o.l.

Disiplinærsaker skal arkiveres både i personalmappen og i saksarkivet. I de tilfeller den ansatte må fratre sin stilling på grunn av disiplinærsaken, skal imidlertid dokumentene bevares i personalmappen.

Disiplinærsaker som skaper presedens, skal arkiveres både i saksarkivet og i personalmappen, men makuleres i personalmappen tre år etter at den ansatte har sluttet. I saksarkivet skal slike saker alltid bevares, men alle identifiserbare faktorer skal anonymiseres.

Disiplinærsaker som ikke skaper presedens – og det skal være de alle fleste, skal kun arkiveres i personalmappen, men makuleres tre år etter at den ansatte har sluttet. Alle disiplinærsaker i personalmappen skal legges i en lukket konvolutt og merkes med hvem som har lov til å åpne konvolutten

Personalmapper avleveres til IKA Finnmark etter at innhold med begrenset bevaringsplikt er kassert. Personalmapper kan avleveres 5-10 år etter siste bruk, men skal avleveres innen ca. 25 år etter avslutningsdato. Personalmapper i virksomheter som avvikles eller omorganiseres skal som hovedregel avleveres til IKA Finnmark i avviklingsperioden eller like etterpå.