Kvalitetssikring av journalen

Arkivtjenesten har ansvaret for å kvalitetssikre alle registreringer som blir gjort i journalen. Dette gjøres snarest mulig etter at et dokument er ferdigstilt for utsendelse eller at et inngående dokument er blitt registrert av saksbehandlere og ledere.

Kvalitetssikringen går ut på at spesielt følgende kontrolleres:

• at journalposten er knyttet til riktig sak
• at eventuell avskrivning er utført
• at offentlighetsvurdering er gjennomført
• at eventuelle tilgangskoder er riktig påført og at tekst er beskyttet

hvis saksbehandleren har opprettet en ny sak, må det spesielt kontrolleres at arkivkode og sakstittel er riktig, samt at det faktisk skal opprettes en ny sak

Det skal også kontrolleres

• at alle saksdokumenter er korrekt journalført og knyttet til rett sak i ePhorte
• at ePhorte blir brukt rett slik at føringen av avsluttede saker og avskrevne dokumenter blir låst
• at kvalitetssikring av arkivfunksjoner som er utført av saksbehandlere og ledere blir utført

Kvalitetssikring foretas av arkivtjenesten via forhåndsdefinerte søk.