TILSETTINGSSAK
Det opprettes personalmappe ved tilsetting, og det opprettes særskilt saksmappe for eventuelle disiplinærforhold som i sin helhet er unntatt offentlighet og kun tilgjengelig for en gitt gruppe.
Arbeidstakere som er ansatt før 1.1.2013 har personalmappe i papirarkiv. Det opprettes mappe i Elements ved behov.
NB: Utgående brev skal adresseres til arbeidstakerens private adresse.
Behandling av tilsettingssaken skjer i fagsystemet Webcruiter.
Opplysninger om en søker kan unntas fra offentlighet dersom søkeren selv anmoder om dette. Ved vurdering om forespørsel skal tas til følge så skal det legges vekt på om det knytter seg særlig offentlig interesse til stillingen (Jfr. Offentlighetslovens §25).
Bestemmelser om partsinnsyn finnes i Forvaltningsforskriftens kapittel 5.
Nedenfor følger en oversikt over hvilke dokumenter som skal arkiveres i Elements.
| Dokumentasjon som skal arkiveres i Elements
|
Type dok
|
Unnt.off? Hjemmel
|
Kommentar
|
| Dokumentasjon - forberedelse tilsettingssak Eksempler: - Søknad om å tilsette i ledig stilling og godkjenning/avslag - Dokumentasjon av at overtallige/arbeidstakere AML §4-6 er vurdert mot ledig stilling, med vurdering av om noen av disse tilfredsstiller kvalifikasjonskrav for stillingen - Evt. andre behovsanalyse (vurdere om denne skal ligge som egen sak, eks. knyttet til omorganisering, vedtak av politisk organ m.v.)
|
N-notat X-notat X-notat
|
Fvl §13 Fvl §13
|
Vurderes mot ledige stillinger
|
| Utlysningstekst i Webcruiter
|
|
|
|
| Søkerliste, offentlig
|
N-notat
|
Nei
|
Skal journalføres når søknadsfristen er gått ut Adresseres til saksbehandler
|
| Søkerliste, utvidet
|
X-notat
|
Offl. §25
|
|
| Eventuelle referater fra intervjuer og referanseinnhenting
|
X-notat
|
Offl. §25
|
Ved anmodning om partsinnsyn må vurdering fjernes
|
| Innstilling
|
N-notat X-notat
|
Offl- §25
|
N-notat når en overordnet skal godkjenne
|
| Brev til organisasjonene, vedlagt innstilling og frist for innsigelser, og evt. mottatte innsigelser
|
Utg.dok/ Inng.dok
|
Offl. §25
|
|
| Dokumentasjon på avklaring av lønnsnivå med aktuell avdelingsleder/kommunedirektør/Personalsjef
|
X-notat
|
Offl. §25
|
Avklaring skal foretas dersom lønn skal fastsettes utover dagens lønnsplassering for stillingen
|
| Brev om stillingstilbud
|
Utg.dok
|
Nei
|
Egen mal - sendes som e-signering
|
| Aksept/avslag fra søker
|
Inng.dok
|
Nei
|
Til saken
|
| Orientering til søkerne om at stillingen er besatt
|
Utg.dok
|
Nei
|
Utskrift fra Web-Cruiter
|
| Informasjon om eventuell stans i tilsettingsprosessen til søkerne
|
Utg.dok
|
Nei
|
Utskrift fra Web-Cruiter
|
| Eventuell klagebehandling - henvisning til egen sak
|
Inng.dok/ Utg.dok
|
Fvl. §13
|
Søker har ikke klageadgang, men Sivilombudsmannen kan vurdere tilsettingssaken. Det skal da opprettes ny sak for forholdet.
|
Personalmappe
| Dokumenter som skal arkiveres i ESA
|
Type dok.
|
Unnt.off? Hjemmel
|
Kommentar
|
| ARBEIDSFORHOLD GENERELT
|
|
|
|
| Søknad om vedlegg (attester, vitnemål)
|
X-notat
|
Nei
|
|
| Underskrevet arbeidsavtale
|
X-notat
|
Nei
|
NB Underskrevet arbeidsavtale må arkiveres
|
| Taushetserklæring, evt. egne taushetserklæring utover TFK (eks. staten)
|
X-notat
|
Nei
|
|
| Sikkerhetserklæringer
|
X-notat
|
Vurderes
|
|
| Dokumentasjon vedr. mottatt politiattest
|
Inng.dok X-notat
|
Nei
|
Selve attesten skal ikke arkiveres, kun dokumentasjon for at attest er mottatt. Inngående dok. ved mottak fra politistasjon, X-notat ved mottak sammen med andre attester m.v
|
| Attester/vitnemål fra kompetansegivende kurs og opplæring
|
X-notat
|
Nei
|
Fagbrev/sertifikater/autorisasjoner/studiepoeng/annen vesentlig kompetanseheving
|
| Forlengelse av tilsettingsperiode
|
Ulike typer
|
Nei
|
Ulike dok.typer avhengig av prosess. Fortrinnsvis ny arbeidsavtale
|
| Ulønnede permisjoner utover 1 mnd.
|
Inng.dok Utg.dok
|
Vurd.mot Fvl §13
|
ESA-mal KLP- ansatte SSPPA ESA-mal SPK-ansatte SSP-SPK
|
| Søknad/vedtak om redusert arbeidstid
|
Inng.dok/ Utg.dok
|
Vurd.mot Fvl §13
|
|
| Særskilte avtaler
|
Ulike typer
|
Vurd.mot Fvl §13
|
Eks.vis godkjenning av annet lønnet arbeid/næringsvirksomhet utenfor TFK, bindingstid, frikjøp
|
| Dokumentasjon vedrørende tildelte hederstegn
|
Inng.dok/ Utg.dok
|
Nei
|
U.off. under søknadsprosessen
|
|
|
|
|
|
| ARBEIDSFORHOLD UNNTATT OFFENTLIGHET
|
|
|
|
| Korrespondanse ang. tilrettelegging av arbeidsforhold og helse
|
Ulike typer
|
Fvl §13
|
Med arbeidstaker, BHT, NAV, sykemelder m.v.
|
| Dokumentasjon vedr. arbeidsgivers oppfølging av sykemeldte
|
Ulike typer
|
Fvl §13
|
Referat, notat, oppfølgingsplaner (fortløpende), dialogmøter m.v.
|
| Korrespondanse med NAV (forløpende). Dok. på sendt oppfølgingsplaner (1.side) Arbeidsgivers rapport. yrkesskade, annen korrespondanse
|
Ulike typer
|
Fvl §13
|
|
| Dokumentasjon foreldrepenger. Kopi av søknad fra arb.taker til NAV. Evt annen korrespondanse mellom arbeidstaker og NAV. Korrespondanse mellom arbeidstaker og arbeidsgiver
|
Ulike typer
|
Fvl §13
|
|
|
|
|
|
|
| OPPHØR ARBEIDSFORHOLD
|
|
|
|
| All korrespondanse vedrørende opphør av arbeidsforhold/fratredelse For eksempel: Drøftinger/forhandlinger Korrespondanse med advokat/fagforeninger m.v. Mottatt oppsigelse og bekreftelse på mottak Oppsigelses- eller avskjedigelsesbrev Varsel om opphør av stilling midlertid ansatt over 1 år(AML § 14-9 4.ledd) Varsel om opphør av ordinært arbeidsforhold over 70 år Avtale om evt. utbetaling av ikke avviklet ferie m.v. ved slutt Søknad om AFP med svarbrev fra leder Øvrig korrespondanse vedr. AFP med KLP/SPK Dokumentasjon fra sluttsamtale
|
Ulike typer
|
Vurderes mot Fvl §13
|
Viser forøvrig til egen veileder for hva som skal dokumenteres i ESA ved omstillingsprosesser Mal ut.dok BMOA el. BMO-SPK Mal utg.dok VOSA el. VOS-SPK
|
| Tjenestebevis/sluttattest
|
Utg.dok
|
Nei
|
Utarbeides på forespørsel
|
| Sluttmelding (for sluttmeldinger som dokumenterer at tilbud om fortsettelsesforsikring er delt ut) Eventuelt internt x-notat om at tilbud om fortsettelsesforsikring er sendt ut
|
X-notat
|
Nei
|
Dersom ikke utsendelse av tilbud om fortsettelsesforsikring er dokumentert på annen måte
|
|
|
|
|
|
| DISIPLINÆRSAKER
|
|
|
|
| All dokumentasjon knyttet til disiplinærforhold
|
Ulike typer
|
Fvl §13
|
Opprettes egen mappe, mappe i sin helhet unntatt offentlighet
|
PERSONALDOKUMENTASJON UTENOM ELEMENTS, EKSEMPLER
| Eksempler fellessaker i Elements
|
Type dok.
|
Unn.off? Hjemmel
|
Kommentar/ESA-mal
|
| Dokumentasjon av lønnsforhandlinger - Referater fra drøftingsmøter - Protokoller - Oversikt - endelig resultat - Orientering til arbeidstaker
|
Ulike typer
|
Vurderes mot Fvl
|
PO-dokumenter
|
| Omstillingssaker (eget saksnummer pr omstilingssak
|
Ulike typer
|
Vurderes mot Fvl
|
Kontakt PO for egen veileder for saksgang i omstillingsprosesser. Det er viktig å skille mellom hva som skal dokumenteres på sak og hva som skal dokumenteres på personalmappen
|
|
|
|
|
|
Eksempel på dokumentasjon i VISMA:
- Personalmeldinger (sluttmelding skal arkiveres i Elements noen tilfeller, se under personalmappe, opphør av arbeidsforhold)
- Egenmeldinger/sykemeldinger*
- Fravær/ferie*
- Tjenestereiser/reiseregninger**
- Lønn/overtid og godtgjørelse**
- Lønnstrekk
*Underdokumentasjon skal oppbevares i 3 år
**Underdokumentasjon for lønnstransaksjoner skal oppbevares i 10 år i henhold til bokføringsforskriftene
Eksempel på dokumentasjon som skal oppbevares lokalt:
- Referat fra utviklingssamtaler (tas vare på til neste års samtale, makuleres deretter)
- Lønnsvurderinger (tas vare på på til neste års lønnsvurdering, makuleres deretter).
- Rapport fra arbeidsplassbesøk (individuell vurdering senest når ansatte slutter)
INNSYNSRETT/SIKKERHETSPROSEDYRE
Innsynsrett:
Forvaltningsloven (Fvl) inneholder bestemmelser for saksbehandling i fylkeskommunen.
Rett til partsinnsyn følger av Fvl §§ 18 og 19.
Offentlighetens innsynsrett til opplysninger følger av Offentligsloven kapittel 2 og 3.
Sikkerhetsprosedyrer:
Sikkerhetsprosedyre vedrørende sensitive opplysninger inkl. melding til Datatilsynet
Sikkerhetsprosedyre vedrørende samtykke og innsyn
